Betriebsausgaben: Steuer-Fakten und Praxis-Beispiele

Selbstständige generieren nicht nur Umsätze, sondern haben naturgemäß auch diverse Ausgaben. Neben den Themen Kostenkontrolle und -transparenz spielen dabei auch die steuerlichen Auswirkungen von Betriebsausgaben eine wichtige Rolle. Betriebsausgaben schmälern den Gewinn – und das wiederum senkt die Steuerlast für Unternehmen. Bestimmte Posten sind entweder voll, teilweise oder gar nicht von der Steuer absetzbar. Hinzu kommt, dass nicht jede Ausgabe gleichzeitig auch eine betrieblich bedingte Ausgabe im steuerrechtlichen Sinne sein muss. Vieles ist zwar im Einkommensteuergesetz (EstG) eindeutig geregelt, aber der Bereich „Steuern und Betriebsausgaben“ kann auf jeden Fall schnell ganz schön kompliziert werden. Wir haben deshalb in diesem Artikel die wichtigsten Fragen beleuchtet:

Wie sind Betriebsausgaben definiert?

Unnötig hohe Steuerzahlungen, unangenehme Nachfragen und spontane Betriebsprüfungen seitens des Finanzamtes sind etwas, was sich kein Unternehmer wünscht. Mit voller Transparenz und einem korrekten steuerlichen Umgang bei den Betriebsausgaben kann jedoch all dem entgegengewirkt werden. Zunächst wollen wir der Frage auf den Grund gehen, wie Betriebsausgaben exakt definiert sind. Sprich: Was fällt darunter – und was nicht? Die rechtliche Grundlage dafür bildet §4 Absatz 4 des Einkommensteuergesetzes (EstG):

„Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“

So weit, so eindeutig. Um es aber noch konkreter zu machen, wurden weitere Kriterien definiert: Es muss einen tatsächlichen, sachlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang zwischen dem Betrieb und der getätigten Ausgabe geben. Ob dies branchenüblich, zwingend notwendig oder einfach nur zweckmäßig ist, spielt dabei keine Rolle. Nur allein der Unternehmer entscheidet, ob diese Ausgabe getätigt wird – oder nicht. Steht allerdings der Verdacht einer Unverhältnismäßigkeit im Raum, kann das Finanzamt misstrauisch werden und Nachprüfungen anstellen oder die steuerliche Absetzbarkeit verweigern. In diesem Fall ist jedoch die Sache klar: Sind die Ausgaben privat bedingt, gelten sie aus steuerrechtlicher Sicht nicht als Betriebsausgaben.

Tipp: private und berufliche Ausgaben trennen – oder aufteilen

Grundsätzlich ist es für Selbständige immer sinnvoll, strikt zwischen beruflich und privat bedingten Ausgaben zu trennen. Manchmal ist genau das aber nicht eindeutig möglich, zum Beispiel in diesen Fällen:

• Kosten für gefahrene Kilometer mit dem Dienstwagen
• Telefon- und Internetgebühren
• Aufwendungen für Reisen mit privaten und beruflichen Hintergründen
• Mieten für gemischt genutzte Räume

Dann gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Die Kosten aufteilen (wenn diese nach Menge, Zeit oder Fläche möglich ist)
2. Den gesamten Kostenblock nicht steuerlich geltend machen

Welche Betriebsausgaben-Beispiele gibt es?

Wer als Unternehmer erstmals eine Betriebsausgaben-Liste für sich erstellt hat, wird feststellen, dass dabei einiges zusammenkommen kann. Die häufigsten Betriebsausgaben im Überblick:

• Personalkosten (z. B. für Löhne und Gehälter, Provisionen, Sonderzahlungen, Fortbildung, Sozialabgaben, Pensionen)
• Bürokosten (z. B. für Mieten, Telefon, Hard- und Software, Strom, Heizung, Büromaterial, Reinigung, Fachliteratur)
• Versicherungen (z. B. Betriebshaftpflicht, Berufshaftpflicht, Vermögensschaden-haftpflicht, Betriebsunterbrechung, gewerbliche Gebäudeversicherung)
• Betriebssteuern (z. B. Körperschaftsteuer, Lohnsteuer, Kapitalertragsteuer, Grundsteuer, Grunderwerbsteuer, Solidaritätszuschlag, Umsatzsteuer)
• Zinskosten
• Kosten durch Diebstahl
• Kraftfahrzeugkosten
• Materialkosten
• Reparaturen
• Rückstellungen
• Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände
• Abschreibungen
• Dienstleistungen von externen Unternehmen
• Bankgebühren
• Finanzierungskosten für Darlehen (z. B. Notargebühren)
• Beratungskosten (z. B. für Recht, Wirtschaft und Steuern)
• Sport- und Kultursponsoring
• Prozesskosten
• Schadenersatzleistungen (sofern betrieblich bedingt)
• Werbekosten (z. B. für Marketing und PR-Arbeit)
• vorweggenommene Betriebsausgaben vor Unternehmensgründungen (z. B. für Messe- oder Konferenzbesuche, Weiterbildungsmaßnahmen, Beratungskosten)
• nachträgliche Betriebsausgaben (z. B. für Schuldzinsen nach Betriebsschließung)

Die spannende Frage ist jetzt, welche Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden können. Die gute Nachricht lautet: alle. Es gibt aber darüber hinaus noch viele „Sonderfälle“ bei Betriebsausgaben, bei denen dies nicht – oder zumindest nur eingeschränkt – der Fall ist. Im nächsten Abschnitt erfährst Du mehr darüber.

Wie lassen sich Betriebsausgaben absetzen?

Bei den o.g. Betriebsausgaben ist es offensichtlich, dass sie unmittelbar mit den geschäftlichen Aktivitäten des Betriebes zusammenhängen und damit „uneingeschränkt bzw. unbeschränkt abzugsfähig“ sind, wie es die Steuergesetzgebung offiziell bezeichnet. Bei anderen Positionen liegt der Fall nicht ganz so klar und es liegt nur eine „beschränkte Abzugsfähigkeit“ vor. Details zu dieser Regelung liefern § 4 Abs. 4a, 5 und 9 des Einkommensteuergesetzes (EstG). Demnach geht es immer um die Frage, ob ein beruflicher oder privater Hintergrund für die Betriebsausgaben ursächlich ist. Manchmal ist dies aber nicht eindeutig zu beantworten, wie ein Blick auf das folgende Beispiel aus der Praxis zeigt:

Beispiel Bewirtungskosten: Klassiker für „beschränkt abzugsfähig“

„Zwei langjährige Geschäftspartner treffen sich zum Lunch, um ein Projekt zu besprechen. Über die Jahre hinweg ist ein freundschaftliches Verhältnis entstanden, sodass auch über private Dinge wie Urlaube, Kinder etc. gesprochen wird. Nach dem Essen verabreden sich beide zum Golfen für das Wochenende, um dabei weitere Details des Projekts zu besprechen. Einer der beiden übernimmt zum Schluss die Rechnung.“

Hat der Einladende in diesem Beispiel eine beruflich oder privat bedingte Betriebsausgabe getätigt? Schwer zu sagen. Das Steuerrecht sieht deshalb in Fällen wie diesen vor, dass nur bis zu 70 Prozent der Bewirtungskosten abzusetzen sind. Die Umsatzsteuer kann zu 100% geltend gemacht werden. Ebenso die Trinkgelder, wenn es entsprechend quittiert wird. 

Neben Bewirtungskosten sind auch diese Betriebsausgaben nur beschränkt abzugsfähig:

• Ordnungs- und Bußgelder
• „angemessene“ Repräsentationskosten
• Kosten für den Arbeitsweg
• Home-Office-Kosten (wenn es nicht Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist)
• Kosten für den Dienstwagen (wenn er auch privat genutzt wird)

Stichwort „Angemessenheit“: In § 4 Abs. 5 Nr. 7 EstG ist genauer geregelt, was damit gemeint ist. Repräsentationskosten dürfen nach der sogenannten „allgemeinen Verkehrsauffassung“ nicht unangemessen sein. Andernfalls sind sie nicht steuerlich absetzbar. Anders gesagt: Mit einem 200.000 Euro-Luxusschlitten als Geschäftsführer-Dienstwagen sowie einem vergoldeten Eingangsbereich für einen kleinen Handwerkerbetrieb bist Du deutlich über das Ziel hinausgeschossen und die steuerliche Absetzbarkeit dieser Betriebsausgaben ist eher unwahrscheinlich.

Was sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben?

Wie schon gesagt gibt es auch Betriebsausgaben bei Selbständigen, die nicht steuerlich absetzbar sind. Weil sie zum Beispiel einen rein privaten oder auch einen kriminellen Hintergrund haben. Dazu zählen:

• Geldstrafen
• Zinsen auf hinterzogene Steuern
• freiwillige Zuwendungen
• Einkommensteuer und andere Steuern als Privatperson 
• Kosten zur Finanzierung des Privatlebens 
• Unterhaltskosten (für Angehörige)
• Fahrtkosten, die über die Kilometerpauschale hinausgehen

Tipp: Auch Bewirtungskosten können zu nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben werden, wenn sie unverhältnismäßig hoch ausfallen.

Welche Pauschalen gelten?

Für Selbstständige, die lediglich geringe Umsätze erzielen und auch relativ niedrige Betriebsausgaben produzieren, ist die Einrichtung einer Betriebskostenpauschale sinnvoll. Derartige Pauschalen reduzieren den Verwaltungsaufwand auf Seiten des Selbständigen erheblich und auch der Prüfungsaufwand für das Finanzamt wird dadurch reduziert. Zum Jahreswechsel wäre immer ein Wechsel zwischen Pauschale und den tatsächlich entstandenen Betriebsausgaben möglich. 

Die Berufsgruppen, für die Pauschalen in Frage kommen – sowie die gültigen Pauschalbeträge – haben wir hier aufgelistet:

• Journalisten und Schriftsteller (maximal 30 Prozent der Betriebseinnahmen oder 2.455 € pro Jahr)
• Hebammen (maximal 25 Prozent der Betriebseinnahmen oder 1.535 € pro Jahr)
• nebenberuflich tätige Schriftsteller, Künstler, Wissenschaftler, Lehr- oder Prüfungskräfte (maximal 25 Prozent oder 614 €)
• Tagesmütter und Tagespflegepersonal (maximal 300 € pro Monat bei einer täglichen Betreuungszeit von acht Stunden und mehr pro Kind)
• Übungsleiter (maximal 2.400 € pro Jahr)
• Ehrenamtliche Tätigkeit (maximal 720 € pro Jahr)

Ansonsten spielt das Thema Pauschale unter steuerlichen Gesichtspunkten vor allem beim Thema „Reisekosten“ eine Rolle. Alle ausführlichen Informationen hierzu haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.

Worauf ist bei Geschenken zu achten?

Geschenke und Aufmerksamkeiten sind in der Geschäftswelt ein probates Mittel, um Kundenbeziehungen zu fördern und zu pflegen. Blumen, Eintrittskarten oder auch Sach- und Geldgeschenke sind hier typische Beispiele. Große Geschenke machen – und im Anschluss einfach als Betriebsausgaben steuerlich absetzen? Ganz so einfach ist es nicht. Damit Geschenke abzugsfähig sind, müssen diese Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Das Geschenk muss aus betrieblichen Gründen erfolgen.
2. Mit dem Geschenk darf keine konkrete Gegenleistung verbunden sein.
3. Die jährliche Summe von 35 Euro pro Geschäftspartner und Jahr darf nicht überschritten werden.

Auch gut zu wissen: Wenn die Beschenkten das Präsent rein beruflich nutzen können, zum Beispiel als Erweiterung Ihrer Hardware- und Softwareleistung, können die gesamten Kosten als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Die 35-Euro-Grenze gilt in diesem Fall nicht.

Welche Regelungen gelten für Spenden?

Bei Spenden kommt es auf die Gesellschaftsform des Unternehmens an, das eine Spende tätigen möchte. Nur Kapitalgesellschaften haben die Möglichkeit, Spenden als Betriebsausgabe abzusetzen – aber auch nur bis zu einer gewissen Höhe und unter bestimmten Voraussetzungen. Die wichtigsten Regeln dazu im Überblick:

• Die Spenden dürfen die Gesamteinkünfte des Unternehmens nicht um mehr als 20% überschreiten. 
• Der Spendenzweck muss gemeinnützig sein.
• Es darf keine Gegenleistung von Seiten des Spendenempfängers erfolgen.

Selbstständige und Personengesellschaften, wie zum Beispiel GBRs, OGHs oder KGs, können Spenden lediglich als Sonderausgaben in der Steuererklärung angeben.

Welche Pflichten gelten bei Betriebsausgaben?

Für Betriebsausgaben gilt eines der wichtigsten Buchhaltungsprinzipien, nämlich: keine Buchung ohne Beleg. Dieser Aufzeichnungspflicht muss immer derjenige nachkommen, der die Ausgaben zu verantworten hat. Hierbei sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Kommt der Unternehmer dieser Aufzeichnungspflicht nicht nach, kann das Finanzamt eine Schätzung über die entstandenen Ausgaben vornehmen, die damit auch unter den tatsächlichen Aufwänden liegen kann. 

Tipp: Dokumentiere jede noch so kleine Ausgabe äußerst sorgfältig, um auf Rückfragen vom Finanzamt stets bestens vorbereitet zu sein. Besonders bei der Kfz-Nutzung und den Bewirtungs- und Reisekosten sind Nachprüfungen keine Seltenheit.

Fazit: Das Feld der Betriebsausgaben ist äußerst breit und – gerade unter steuerlichen Gesichtspunkten – durchaus eine komplexe Angelegenheit. Umso wichtiger ist es, dass Du bei diesem Thema professionell aufgestellt bist. Hierfür sind vor allem zwei Dinge wichtig: zum einen ein Steuerberater, der den korrekten und für Dich besten steuerlichen Umgang mit Betriebsausgaben sicherstellt. Und zum anderen eine digitale Finanzverwaltung, die Dir effizientes Ausgabenmanagement und möglichst smarte Controlling-Möglichkeiten bietet.

Mit Moss die Ausgaben immer im Blick

Die Zeiten von Zettelwirtschaft sind auch bei Betriebsausgaben lange vorbei. Heute ist es für Unternehmen einfach unverzichtbar, maximale Kontrolle über Ausgaben zu erhalten, Monatsabschlüsse möglichst schnell durchzuführen und beim Reporting neueste Möglichkeiten zu nutzen. Moss bietet all das – und noch viel mehr. 

Bei Budgets erleben Finanzverantwortliche zum Beispiel keine bösen Überraschungen mehr. Per Budget-Tracker bleibt man in Echtzeit auf dem Laufenden: Sobald sich andeutet, dass ein Budget mal „aus dem Ruder läuft“ erhalten die Verantwortlichen sofort eine Benachrichtigung und können entsprechend gegensteuern. Auch unnötige Ausgaben können mit Moss vermieden werden, da Führungskräfte spezielle Genehmigungsfreigaben erhalten. Mit dem Effekt, dass das Team für Kostenausgaben sensibilisiert wird und künftig noch fundiertere Entscheidungen treffen kann. 

Monatsabschlüsse? Auch kein Problem mehr mit Moss – dank Echtzeitüberwachung, automatischer Kategorisierung und Vorcodierung zur Überprüfung. Unsere Zwei-Wege-Integrationen mit führenden Buchhaltungssystemen sorgen zudem dafür, dass sich Konten mit Moss problemlos synchronisieren und zuverlässig exportieren lassen.

Reisekosten mit Moss effizienter managen

Reisekosten stellen – je nach Branche und Aufgabenfeld – in vielen Unternehmen einen großen Posten innerhalb der Betriebsausgaben dar. Auch diese Aufwendungen haben Finanzverantwortliche mit Moss mehr unter Kontrolle, zum Beispiel durch die Ausgabe von Firmenkarten mit anpassbaren Limits. Optionale Echtzeit-Nachverfolgungen und benutzerdefinierte Genehmigungsrichtlinien sorgen außerdem für mehr Transparenz beim Reisekostenmanagement. Fehlende Belege? Auch dieser Klassiker gehört mit Moss endlich der Vergangenheit an. Per App können Mitarbeitende ganz einfach ihre Belege erfassen und Finanz- und Verwaltungs-Teams können sich – dank optionalen Kartensperrfunktionen – darüber hinaus sicher sein, dass Compliance-Vorgaben eingehalten werden.

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