In der Geschäftswelt und insbesondere im E-Commerce gibt es unterschiedliche Zahlungsmethoden, mit der Kunden ihren Einkauf begleichen können. Zwar ist die Vorkasse ein bewährtes Verfahren, doch sollten Unternehmen und Verbraucher gleichermaßen einiges beachten, wenn sie diese Zahlungsmethode anbieten bzw. nutzen. Die Zahlung per Vorkasse stellt nämlich einen rechtlichen Sonderfall dar. Wir erklären, wie das Bezahlen per Vorkasse funktioniert, welche Alternativen es gibt und ob Unternehmen heute noch Vorkasse anbieten sollten.
Was bedeutet Vorkasse?
Bezahlen per Vorkasse heißt so viel wie: Verbraucher und Kunden bezahlen eine Ware oder eine Dienstleistung, bevor diese überhaupt geliefert bzw. erbracht worden ist. Bei dieser Art der Zahlung gibt der Kunde also eine Bestellung auf und überweist den fälligen Betrag an den Händler. Der Händler versendet die Ware erst, nachdem der Betrag bei ihm eingegangen ist.
Diese Bezahlmethode kommt in erster Linie den Händlern zugute, da sie vor einem möglichen Zahlungsausfall geschützt sind. Deshalb sollte Vorkasse niemals die einzige Bezahloption sein, die Unternehmen ihren Kunden anbieten. Zu groß ist das Risiko, dass der Kauf von Kundenseite aufgrund von Sicherheitsbedenken abgebrochen wird.
In manchen Branchen ist die Zahlung per Vorkasse allerdings trotz der Alternativen immer noch Standard. Vor allem bei hochpreisigen Gütern und Dienstleistungen oder bei Produkten, die erst auf Bestellung gefertigt werden, findet die Bezahlung per Vorkasse nach wie vor statt. Eine anteilige Zahlung des Betrags vor Auslieferung, z. B. bei der Buchung einer Reise, zählt ebenfalls als Vorkassenzahlung.
Vorkasse: Zahlungsart mit rechtlicher Besonderheit
Vorkasse ist ein rechtlicher Sonderfall: Der Gesetzgeber sieht eigentlich vor, dass bei jedem Kaufvertrag die Zahlung und Auslieferung „Zug um Zug“ erfolgen soll. Sprich: Der Verbraucher zahlt für eine Ware oder eine Dienstleistung und erhält sie unmittelbar, also ohne größeren Zeitverzug. Das ist im § 433 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) so festgelegt.
Beim Bezahlen per Vorkasse wird der Kaufvertrag allerdings zugunsten des Händlers bzw. zulasten des Käufers verschoben. Die Zahlung per Vorkasse kommt deshalb in der Regel nur bei bestimmten Kaufverträgen zum Einsatz. So zum Beispiel im Außenhandel, wo sich der Käufer vertraglich verpflichtet, einen Anteil oder den Gesamtbetrag der importierten oder produzierten Waren im Vorfeld zu bezahlen.
Wie funktioniert das Bezahlen per Vorkasse?
Die Zahlung via Vorkasse ist ein unkomplizierter Prozess: Nachdem der Kunde seine Bestellung aufgegeben hat, erhält er vom Händler eine Rechnung mit den entsprechenden Zahlungsdetails. Dort ist neben dem fälligen Betrag auch die Bankverbindung ersichtlich. Der Kunde überweist dann diesen Betrag auf das Konto des Händlers.
Der Händler wiederum beginnt mit der Bearbeitung der Bestellung, sobald der Betrag bei ihm eingegangen ist. Die Ware wird also erst produziert bzw. versendet und die Dienstleistung erst erbracht, nachdem der Kunde den Kaufbetrag beglichen hat.
Für Kunden bedeutet das Bezahlen per Vorkasse, dass sie zunächst ein Risiko eingehen: Sie zahlen für ein Produkt oder eine Dienstleistung, die sie noch nicht erhalten haben. Eine Zahlung per Vorkasse sollte also nur durchgeführt werden, wenn ein Vertrauensverhältnis zwischen Kunde und Händler gegeben ist. Für den Händler wiederum bedeutet eine Vorkassenzahlung eine Absicherung gegen Zahlungsausfälle und eine bessere Liquiditätsplanung.
Vorkassenzahlung im Überblick:
- Bestellung: Der Kunde wählt die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen aus und gibt die Bestellung auf. Er wählt unter den Zahlungsoptionen „Vorkasse“ aus.
- Rechnungsstellung: Der Verkäufer erstellt eine Rechnung mit den relevanten Zahlungsinformationen und sendet sie an den Kunden. Die Rechnung enthält die Bankverbindung des Händlers, den zu zahlenden Betrag und eine Referenznummer.
- Zahlung: Der Kunde überweist den fälligen Betrag auf das angegebene Konto. Bei der Überweisung wird die Referenznummer angegeben, damit der Händler die Zahlung eindeutig zuordnen kann.
- Bestätigung: Sobald die Zahlung auf dem Konto des Händlers eingegangen ist, wird der Kunde darüber informiert – per E-Mail oder über ein Update im Kundenkonto auf der Website des Verkäufers.
- Warensendung: Nach Eingang der Zahlung bereitet der Verkäufer die Ware zum Versand vor. Die Lieferung erfolgt in der Regel erst, wenn die vollständige Zahlung eingegangen ist. Handelt es sich um eine Dienstleistung, wird sie erst erbracht, nachdem der fällige Betrag vollständig überwiesen wurde.
Wie lange dauert die Bestellung bei Vorkasse?
Sowohl Kunden als auch Unternehmen sollten bei Vorkassenzahlungen beachten, dass der Bestellvorgang sich verzögern kann. In der Regel dauert es zwei bis drei Werktage, bis der Betrag vom Kundenkonto auf das Händlerkonto verbucht wird. Hinzu kommt, dass die meisten Vorkassenzahlungen noch manuell vom Händler überprüft werden müssen, was die Auslieferung weiter verzögern kann.
Was ist der Unterschied zwischen Vorkasse und Sofortüberweisung?
Sowohl Vorkasse als auch die Zahlung per Sofortüberweisung sind gängige Online-Zahlungsmethoden. Bei der Sofortüberweisung bezahlt der Kunde ebenfalls noch vor Erhalt der Ware oder Dienstleistung den fälligen Betrag. Trotzdem unterscheiden sich die beiden Zahlungsarten.
Die Sofortüberweisung ist eine Art Online-Zahlungsdienst, der eine sofortige Zahlungsbestätigung ermöglicht: Nach der Bestellung wird der Kunde auf die App oder Webseite seiner Bank weitergeleitet, um die Überweisung zu autorisieren. Der Händler sieht eine sofortige Zahlungsbestätigung und kann direkt mit der Bearbeitung der Bestellung beginnen. Die Wartezeit, die bei der Zahlung per Vorkasse üblich ist, entfällt also bei einer Sofortüberweisung.
Unterschiedliche Arten der Vorkasse
Die Vorkassenzahlung ist, wie oben erwähnt, ein rechtlicher Sonderfall. Umso wichtiger ist die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Der Gesetzgeber unterscheidet deshalb unterschiedliche Arten der Vorkassenzahlung, die wir uns hier kurz näher ansehen.
Gesetzlich zulässige Vorkasse
Bei der Vorkassenzahlung liegt das Risiko beim Käufer: Er bezahlt eine Ware oder eine Dienstleistung, bevor er sie erhalten hat – in manchen Fällen wird die Ware sogar erst nach Zahlungseingang produziert.
Der Gesetzgeber legt grundsätzlich die Zahlung „Zug um Zug“ fest, sieht für manche Branchen allerdings auch eine Notwendigkeit für die Vorkassenzahlung. So können zum Beispiel Reiseveranstalter eine Vorkassenzahlung verlangen – allerdings nur bis zu 20 % des Gesamtbetrags. Dafür benötigen sie einen gesetzlichen Reisesicherungsschein. Auch Anwälte arbeiten in der Regel nur gegen Vorkasse.
Vorkasse im Außenhandel und B2B-Bereich
Nicht nur im E-Commerce, auch zwischen Geschäftspartnern im B2B-Bereich kommt die Vorkassenzahlung zur Anwendung. Vor allem bei größeren Bestellungen, höheren Beträgen oder individuell angefertigten Produkten ist die Zahlung per Vorkasse eine sinnvolle Option: Hier geht nämlich der Produzent in Vorleistung, weil er für bestimmte Produkte zunächst Waren einkaufen muss.
Entscheidet sich der Partner, der das Produkt bestellt hat, dann doch gegen den Kauf, bleibt der produzierende Geschäftspartner möglicherweise auf Produkten sitzen, für die er keinen Abnehmer mehr findet. Eine Vorkassenzahlung stellt hier also eine Absicherung für beide Seiten dar.
Vertraglich festgelegte Vorkasse
Im Deutschland herrscht grundsätzlich Vertragsfreiheit, solange sich der Vertrag mit deutschem Recht vereinbaren lässt. Das heißt für Händler, dass sie die Vorkassenzahlung auch vertraglich festlegen können. In manchen Branchen ist es zum Beispiel sinnvoll, zumindest bei Neukunden auf eine Vorkassenzahlung zu bestehen, um kein Risiko bei der Zahlungsfähigkeit einzugehen und Zahlungsausfälle zu vermeiden.
Vor- und Nachteile der Vorkasse für Kunden und Händler
Die Zahlung via Vorkasse ist sowohl für Kunden als auch für Händler mit gewissen Vorteilen und Nachteilen verbunden. Vor allem, weil es sich bei der Vorkassenzahlung um einen rechtlichen Sonderfall handelt, sollten beide Seiten so gut wie möglich über diese Zahlungsart informiert sein.
Vorkasse: Vor- und Nachteile für Kundinnen und Kunden
Vorteile für Kunden:
- Sicherheit: Kunden bezahlen nur das Produkt oder die Dienstleistung, die sie auch tatsächlich bestellt haben. Upselling und Betrugsversuchen wird so weitestgehend vorgebeugt.
- Finanzielle Planung: Durch die Option der Vorkasse können Kunden ihre Finanzen besser verwalten und behalten den vollen Überblick über ihre Ausgaben.
- Kein Kreditrisiko: Vorkasse erfordert keine Kreditkarte oder Kreditvereinbarung. Die damit einhergehenden Gebühren entfallen also. Außerdem besteht kein Risiko der Verschuldung.
Nachteile für Kunden:
- Verzögerte Lieferung: Die Bestellung wird erst nach Zahlungseingang bearbeitet, weshalb es zu Verzögerungen bei der Lieferung kommen kann. In der Regel vergehen zwei oder drei Werktage, bevor der Händler den Zahlungseingang bestätigt und mit der Bearbeitung der Bestellung beginnt.
- Eingeschränkte Erstattungsoptionen: Wenn ein Problem bei der Bestellung auftritt, kann es schwieriger sein, eine Rückerstattung zu erhalten – das Geld wurde ja bereits überwiesen. Kunden sollten daher sicherstellen, dass sie den Händler kennen und dessen Seriosität bestätigen können.
Vorkasse: Vor- und Nachteile für Händler
Vorteile für Händler:
- Finanzielle Sicherheit: Händler erhalten die Zahlung im Voraus, bevor sie die Waren versenden oder Dienstleistungen erbringen. Das minimiert das Risiko von Zahlungsausfällen und unterstützt gleichzeitig die Liquiditätsplanung des Unternehmens.
- Kostenreduktion: Durch die Vorkasse entfallen mögliche Kosten für die Zahlungsabwicklung, wie zum Beispiel Transaktionsgebühren oder Rücklastschriftgebühren.
- Vertrauen und Kundenbindung: Die Zahlung via Vorkasse kann das Vertrauen der Kunden stärken und zur Kundenbindung beitragen.
Nachteile für Händler:
- Verlust potenzieller Kunden: Die meisten Kunden bevorzugen Zahlungsmethoden, bei denen sie erst nach Erhalt der Ware oder Dienstleistung bezahlen müssen. Vor allem im E-Commerce-Bereich brechen überdurchschnittlich viele Kunden den Bestellvorgang ab, wenn Vorkasse die einzige Zahlungsoption ist.
- Verwaltungsaufwand: Der manuelle Zahlungsabgleich und die Überprüfung des Zahlungseingangs erfordern zusätzlichen Verwaltungsaufwand in der Buchhaltung. Händler müssen Zahlungseingänge regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass keine Zahlung übersehen wird.
Sollte man als Händler die Zahlungsart Vorkasse anbieten?
Die Zahlung per Vorkasse bleibt weiterhin eine bewährte und häufig genutzte Zahlungsmethode. In manchen Branchen gehört sie trotz der heute existierenden Alternativen immer noch zum Standard, so zum Beispiel bei Reiseveranstaltern, Anwälten oder im B2B-Bereich. Insbesondere bei höherpreisigen oder individuell angefertigten Produkten als Teil großvolumiger Bestellungen bestehen die meisten Händler auf Vorkasse, bevor sie mit der Produktion oder Auslieferung der Bestellung beginnen.
Im direkten Kundenkontakt und im E-Commerce kann die Vorkassenzahlung eine willkommene Option für Kunden darstellen, sollte allerdings nicht die einzige angebotene Zahlungsmethode sein. Zu den Alternativen zählen zum Beispiel Lastschrift, Kreditkarte, Sofortüberweisung, Kauf auf Rechnung oder moderne E-Payment-Verfahren wie PayPal, Apple Pay und Google Pay.
Zahlungen einfach managen – mit Moss
Vorkasse ist eine bewährte Zahlungsmethode, die in vielen Branchen weiterhin zur Anwendung kommt. Nicht nur Verbraucher, auch viele Unternehmen bezahlen im Geschäftsalltag per Vorkasse – vor allem im B2B-Bereich. Mit Moss können Unternehmen den Aufwand, der mit Vorkassenzahlungen einhergeht, deutlich reduzieren: Die ganzheitliche Plattform garantiert ein reibungsloses Management sämtlicher Vorkassenzahlungen und ermöglicht so eine transparente Budget- und Liquiditätsplanung.
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FAQs
Die genaue Frist für die Bezahlung per Vorkasse wird vom Händler festgelegt und in der Rechnung angegeben. Von Kundenseite ist es wichtig, diese Frist einzuhalten, um zusätzliche Verzögerungen bei der Bearbeitung der Bestellung zu vermeiden. In der Regel vergehen nämlich bereits zwei bis drei Werktage, bis der Betrag auf dem Konto des Händlers eingegangen ist.
Vorkasse als Zahlungsmethode wird von vielen Online-Shops, Dienstleistern und Lieferanten angeboten und ist in manchen Branchen weiterhin die gängigste Zahlungsmethode. Kunden können auf den jeweiligen Webseiten der Händler prüfen, ob Vorkasse als Option verfügbar ist. Im B2B-Bereich wird oftmals im Vorfeld auf die Vorkassenzahlung hingewiesen.
Die Kosten für die Zahlungsabwicklung bei Vorkasse sind in der Regel geringer als bei anderen Zahlungsmethoden wie Kreditkarten oder Zahlungsdienstleistern, da die Gebühren von Drittanbietern vollständig entfallen. Je nach Bank können aber Gebühren für den Zahlungseingang anfallen, die vom Händler getragen werden.
Die Entscheidung, ob Vorkasse angeboten werden sollte, hängt von der Zielgruppe und den angebotenen Produkten oder Dienstleistungen ab. Es kann vor allem in der produzierenden Industrie und im Außenhandel vorteilhaft sein, Vorkasse zu verlangen, um das Risiko eines Zahlungsausfalls zu minimieren. Im E-Commerce und im B2C-Bereich sollten neben der Vorkasse auch immer weitere Zahlungsoptionen angeboten werden.
Wenn ein Kunde die Vorkassen-Zahlung nicht innerhalb der festgelegten Frist leistet, kann der Händler die Bestellung stornieren oder den Kunden zur Zahlung auffordern. Die einzelnen Bedingungen werden im Kaufvertrag festgelegt. Es ist wichtig, klare Kommunikation und Richtlinien für diesen Fall zu haben, um Konflikte möglichst schnell lösen zu können.
Bei Vorkasse kann es schwieriger sein, eine Rückerstattung zu erhalten, da das Geld bereits überwiesen wurde. Kunden sollten den Händler deshalb kennen und dessen Seriosität bestätigen können. Die Erstattungsbedingungen sollten außerdem vertraglich festgehalten werden.
