Dass Mitarbeitende privates Geld vorstrecken müssen, um Betriebsausgaben ihres Arbeitgebers zu tätigen, kommt gar nicht so selten vor. Insbesondere Geschäftsreisen sind mit diversen Ausgabenarten verbunden, die häufig von Beschäftigten verauslagt werden, zum Beispiel Bahn- oder Flugtickets, Übernachtungen oder das Thema Verpflegung. Damit es im Anschluss zu einer Auslagenerstattung kommen kann, müssen entsprechende Belege an die Finanzabteilung übermittelt werden.
Dieses Procedere gilt nicht nur für Auslagen im Zuge von Geschäftsreisen, sondern für alle geschäftsbedingten Kosten, bei denen Mitarbeitende finanziell in Vorleistung gehen. Dabei ist auch eine korrekte steuerliche Behandlung essentiell – sonst kann es schnell zu Rückfragen und Nachprüfungen seitens des Finanzamtes kommen.
Klingt kompliziert? Stimmt, Auslagenerstattungen können tatsächlich viel Zeit und Nerven kosten. Vor allem dann, wenn noch keine digitale Lösung im Einsatz ist. Wir haben deshalb hierzu wichtiges Grundlagenwissen übersichtlich aufbereitet und geben Tipps, wie dieses Thema eine möglichst stressfreie Angelegenheit in Unternehmen wird.
Was gilt als Auslagen und welche Sonderfälle gibt es?
Bei einer Auslagenerstattung stellt sich als erstes die Frage, wie eine Auslage exakt definiert ist. Nicht jede Ausgabe ist nämlich automatisch eine Auslage, die vom Arbeitgeber erstattet werden muss. Eine klare Definition liefern hierfür die § 670 und 675 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB):
„Auslagen sind Geldausgaben, die jemand für die Erbringung einer Dienstleistung oder die Erfüllung eines Auftrages verwendet und die von einem Dritten zu erstatten sind.“
Anders gesagt: Die Kosten müssen im Rahmen einer geschäftlichen Tätigkeit entstanden und aus eigener Tasche von Mitarbeitenden bezahlt worden sein. Voraussetzung für eine Auslagenerstattung ist die sogenannte „Belegpflicht“. Alle Rechnungen und Quittungen müssen der Finanzabteilung bzw. der Buchhaltung vorgelegt werden, damit die Buchung gegenüber dem Finanzamt einwandfrei belegt werden kann. Eine weitere wichtige Voraussetzung, damit es zu einer Auslagenerstattung kommen kann, ist der „Besitzübergang“. Wurden Waren gekauft, müssen diese komplett in den Besitz des Unternehmens übergehen und dürfen nicht im Privatbesitz verbleiben.
Auch möglich: Pauschale anstatt Auslagenerstattung
Um bürokratische Aufwände zu verringern, nutzen Unternehmen auch die Möglichkeit einer Pauschale. Die Mitarbeitenden erhalten dabei einen festen Betrag für wiederkehrende Ausgaben, der in den Reiserichtlinien des Unternehmens geregelt ist. Dies ist jedoch nur sinnvoll, wenn die tatsächlichen Aufwendungen von dieser Pauschale gedeckt werden. Der Begriff „wiederkehrend“ bedingt einen Zeitraum von drei Monaten. Kann der Nachweis einer wiederkehrenden Ausgabe nicht erbracht werden, ist der pauschale Erstattungsbetrag in vollem Umfang bei der Steuer anzugeben.
Ein Beispiel aus der Praxis:
„Ein Mitarbeiter muss für ein Projekt, das über mehrere Monate läuft, einige Geschäftsreisen tätigen, die auch mit Übernachtungen verbunden sind. Das Unternehmen zahlt dem Mitarbeitenden vier Monate lang eine monatliche Pauschale in Höhe von 200 Euro, damit er Hotelbuchungen auf Kosten der Firma vornehmen kann. In diesem Fall liegt der Gesamtbetrag unter der jährlichen Höchstgrenze, die bei 1.000 Euro für Übernachtung und Verpflegung liegt.“
Überschreiten die tatsächlich anfallenden Kosten diese Grenze – oder liegen sie über dem ausgezahlten Pauschalbetrag – ist es empfehlenswert, die tatsächlichen Aufwendungen über eine „normale“ Auslagenerstattung abzurechnen.
Sonderfall „durchlaufende Gelder“: Das steckt dahinter
Im Zusammenhang mit Auslagenerstattungen fällt auch oft der Begriff „durchlaufende Gelder“. So werden Geldsummen bezeichnet, die der Beschäftigte vorab vom Unternehmen erhält, um konkrete Ausgaben zu tätigen. Er muss also – ähnlich wie bei der Pauschale – nicht mit seinem eigenen Geld in Vorleistung gehen und eine Auslagenerstattung ist im Nachgang nicht nötig. Ein Beispiel aus der Praxis:
„Für mehrmals im Monat stattfindende Fahrten zu einem Kunden benötigt ein Mitarbeiter Bahntickets. Da feststeht, dass diese Kosten anfallen – und auch, wie hoch diese exakt ausfallen – bekommt er vorab von seinem Arbeitgeber das Geld für den Kauf eines Deutschland-Tickets überwiesen.“
Sonderfall „Sachbezug“: Das ist damit gemeint
Wie oben beschrieben müssen im Auftrag des Unternehmens erworbene Waren in den betrieblichen Besitz übergehen, damit eine Auslagenerstattung erfolgen kann. Nicht immer ist das allerdings die logische Folge: zum Beispiel dann, wenn ein Laptop sowohl beruflich als auch privat genutzt wird. In diesem Fall erhält der Mitarbeitende einen sogenannten „Sachbezug“. Bis zu einer Höhe von 50 Euro ist dieser im Monat steuerfrei.
Welche Auslagenarten gibt es?
Auslagen, also privat bezahlte Gelder bei geschäftlich bedingten Anlässen, kann es in vielen Unternehmensbereichen geben, nicht nur im Zuge von Geschäftsreisen. Aber natürlich gibt es „unterwegs“ – und auch schon vorher bei der Reiseplanung – besonders viele Situationen, bei denen Mitarbeitende mit ihrem eigenen Geld in Vorkasse gehen müssten.
Typische Beispiele für Auslagen auf Geschäftsreisen sind Kosten für
- Flüge, Bahntickets oder gefahrene Kilometer (mit Privat-Pkw)
- Übernachtungen
- Restaurantbesuche oder sonstige Verpflegungen
- Taxifahrten
- Mietwagen
- Fahrten mit dem ÖPNV
- Parkgebühren
- Messe- und Kongress-Tickets
Sonstige Beispiele für Auslagen sind Kosten für
- Bestellungen (z. B. für Büromaterial)
- Porto
- Kundengeschenke (vom Unternehmen beauftragt)
- Geschäftsessen
- Digitale Services (z. B. für Software, Apps)
- Mobile Devices (z. B. Smartphones, Tablets, Laptop) – Handy-Verträge
- Abokosten für den ÖPNV
Wie läuft eine Auslagenerstattung ab?
Wie genau eine Auslagenerstattung ablaufen soll, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen können über die Art und Weise des Prozesses frei entscheiden. Wenn noch keine digitale Lösung im Einsatz ist, erhalten Mitarbeitende für eine Auslagenerstattung meistens eine spezielle Vorlage von ihrem Arbeitgeber. Sprich: ein Formular, das entweder als Word-, Excel- oder auch beschreibbare PDF-Datei vorliegt. Im Internet finden sich für das Thema Auslagenerstattung unzählige Vorlagen und Muster, die in der Regel kostenlos verfügbar sind. Bevor Du Dich jetzt aber für Dein Unternehmen online auf die Suche machst: Frage Dich lieber vorher, ob Du dieses Thema nicht lieber mit einer digitalen Lösung wesentlich effizienter gestalten möchtest. In diesem Abschnitt erfährst Du mehr darüber.
Wie gesagt: Die Form einer Auslagenerstattung, die übrigens auch „Auslagenersatz“ genannt wird, kann durchaus variieren. Welche Angaben dabei erforderlich sind, hingegen nicht. Eine Auslagenerstattung muss mindestens diese Informationen enthalten:
- Name des Unternehmens (inkl. Anschrift)
- Brutto-/ Nettokosten (einzeln aufgeführt)
- Gesamtbetrag
- Verwendungszweck
- Auszahlungskonto
Darüber hinaus sind für jeden Kostenpunkt die entsprechenden Belege, Rechnungen und Quittungen von den Mitarbeitenden vollständig beizufügen, damit die Aufwände von der Finanzabteilung bzw. Buchhaltung erstattet werden können. Geschieht das Ganze in Papierform ist der Prozess für alle Beteiligten mit erheblichen Aufwänden verbunden, wie der nächste Abschnitt zeigt.
Welche häufigen Probleme treten dabei auf?
Eine Auslagenerstattung bringt einige Herausforderungen mit sich, sowohl für das Unternehmen als auch für diejenigen, die die Kosten erstattet bekommen sollen. Die wichtigsten Hürden haben wir hier zusammengefasst:
- Hohe Fehlerquote. In den Angaben auf den Formularen schleichen sich oft Fehler ein, sei es beim Datum, beim Betrag oder bei der Belegnummer. Dies führt meist zu Rückfragen und weiteren Aufwänden.
- Komplizierte Weiterbearbeitung. Einige Belege liegen in Papierform, andere digital vor. Die Aufbereitung für das Finanzamt kostet viel Zeit, da diese Papierberge und Datenmengen geprüft, sortiert und sorgfältig kategorisiert werden müssen. Darüber hinaus müssen sie dem Finanzamt im richtigen Format übermittelt werden.
- Fehlender Überblick. Bei einer Vielzahl von erstattungsfähigen Kosten kommt einiges an Belegen zusammen. Fehlende Transparenz ist für die Buchhaltung dann ein großes Problem.
- Unsicherheit bei Eigenbelegen. Manchmal ist es wie verhext und ein Beleg lässt sich partout nicht finden. Unternehmen können dann zwar einen Eigenbeleg ausstellen, aber dann folgt das nächste Problem: Eventuell erkennt das Finanzamt diesen Eigenbeleg nicht an.
- Verzögerungen. Mitarbeitende lassen sich oft Zeit mit den Abrechnungen, und in Buchhaltungs-Teams kommt es auch mal zu Arbeitsrückständen. Dies führt dazu, dass Auslagenerstattungen erst sehr spät – oder zumindest verzögert – stattfinden können.
Am Ende sind oft alle frustriert: Die Mitarbeitenden warten auf ihr Geld, das sie privat für das Unternehmen „vorgestreckt“ haben – und die Buchhaltung kämpft sich durch einen unübersichtlichen Berg an Belegen. Eine weitere Herausforderung stellt die korrekte steuerliche Behandlung dar, die wir im nächsten Abschnitt behandeln.
Wie werden Auslagen steuerlich korrekt behandelt?
Auslagen sind im steuerrechtlichen Sinne keine Ausgaben, da sie weder das Gehalt der Mitarbeitenden steigern, noch das Vermögen des Unternehmens mindern. Im Grunde werden dabei Kosten also lediglich „durchgereicht“. Sobald die Auslagen im Namen und zulasten eines Unternehmens erfolgen, sind sie deshalb nach § 3 des Einkommensteuergesetzes bei der Erstattung steuer- und sozialabgabenfrei.
Allerdings gibt es diese Voraussetzungen, die dafür erfüllt sein müssen:
- Für die Ausgaben muss ein betrieblicher Zweck vorliegen.
- Es besteht kein Eigeninteresse des Mitarbeitenden (oder zumindest eine niedrige Wahrscheinlichkeit dafür).
- Das finanzielle Risiko liegt allein beim Unternehmen.
- Die Auslagenerstattung ist keine Gehaltszahlung.
- Auf den Belegen sind die jeweiligen Einzelposten angegeben.
- Auf der Rechnung steht die Firmenadresse (bei Vorsteuerabzug vorgeschrieben).
Zusätzlich zu den o.g. Punkten gibt es noch viele weitere steuerliche Sonderregelungen im Bereich der Auslagenerstattung. Es ist für Unternehmen und Mitarbeitenden also in jedem Fall sinnvoll, einen Steuerberater hinzuziehen.
Sonderfall „Auslagen bis 250 Euro“: Diese Regelungen gelten
Eine wichtige Kostengrenze im Zusammenhang mit Auslagenerstattungen liegt bei 250 Euro. Liegen die verauslagten Kosten unter diesem Betrag, greift die sogenannte „Kleinbetragsregelung“ und es genügen lediglich Kassenbons als Belege. Für darüber liegende Ausgaben ist eine Rechnung notwendig, auf der die Anschrift des Unternehmens als Rechnungsadresse ausgewiesen ist.
Welche Vorteile bietet ein digitaler Prozess?
Es gibt viele gute Gründe für Unternehmen, den manuellen Prozess einer Auslagenerstattung mithilfe eines digitalen Tools einfacher zu gestalten. Oft kann dadurch das gesamte Ausgabenmanagement auf das nächste Level gehoben werden.
Die Vorteile eines digitalen Systems im Überblick:
- Schnelligkeit. Ausgaben können zügiger erfasst, strukturiert und zugeordnet werden.
- Exaktheit. Belege werden gescannt und Daten müssen nicht händisch eingetragen werden. Sobald ein Dokument fehlt, erscheinen entsprechende Hinweise.
- Überblick. Eine zentrale Speicherung ermöglicht den Einblick für die gesamte Finanzabteilung.
- Zeitersparnis. Speicherung, Verarbeitung und Weiterleitung der Daten – alles geschieht an einem Ort.
- Zufriedenheit. Mitarbeitende erhalten schneller ihr Geld zurück und die Buchhaltung hat weniger administrative Aufwände.
- Transparenz. Der aktuelle Stand im Erstattungsprozess ist für Mitarbeitende stets einsehbar.
- Ausgabenkontrolle. Für Etats können Maximalhöhen definiert und in Echtzeit kontrolliert werden.
Stichwort „Ausgabenkontrolle“: Viele Unternehmen setzen mittlerweile Firmenkreditkarten mit festem Ausgabenlimit ein – mit wichtigen Vorteilen für alle Beteiligten. Zum einen müssen Mitarbeitende nicht mehr privates Geld für beruflich bedingte Ausgaben vorstrecken, zum anderen erhält die Buchhaltung dadurch mehr Transparenz über die getätigten Zahlungen.
Fazit: Die Zeiten von „Zettelwirtschaft“ bei der Auslagenerstattung sollten heutzutage in jedem Unternehmen vorbei sein. Die Vorteile von Firmenkreditkarten und einer integrierten digitalen Lösung liefern wichtige Mehrwerte im Hinblick auf die Effizienz, Kostenkontrolle, Modernität und Unternehmenskultur innerhalb von Betrieben.
Moss bietet zeitgemäßes Ausgabenmanagement
Eine digitale Lösung in Kombination mit der Ausgabe von Firmenkarten ist heutzutage der beste Weg für Unternehmen, um nicht nur das Thema Auslagenerstattung, sondern das gesamte Ausgabenmanagement hocheffizient abzuwickeln und komplett unter Kontrolle zu behalten.
Moss vereint beides in einer Lösung: Mit nur einem Klick kannst Du jedem Mitarbeiter Firmenkarten zur Verfügung stellen, bei denen Du entscheiden kannst, wie hoch das individuelle Limit sein soll. In Echtzeit kannst Du zudem jede Transaktion kontrollieren und hast damit die Ausgaben, die mit der Karte getätigt werden, immer im Blick.
Auch das Thema Papierbelege gehört mit Moss endlich der Vergangenheit an: Über unsere App können Mitarbeitende die Belege ganz einfach erfassen. Compliance-Probleme? Auch dieses Thema fällt Finanz- und Verwaltungs-Teams mit Moss dank Ein-Klick-Erinnerungen und optionalen Kartensperrfunktionen wesentlich einfacher.
FAQs
Schnelle und effiziente Prozesse sind heute ein Merkmal von zukunftsorientiert aufgestellten Unternehmen. Dauert die Erstattung von privat verauslagten Kosten unnötig lange, sind Geschäftsreisen für Mitarbeitende immer mit dieser negativen Begleiterscheinung verbunden – und das kann langfristig zu Frust und Unzufriedenheit in der Belegschaft führen.
Je weniger administrative, zeitintensive Tätigkeiten in der Buchhaltung verankert sind, desto mehr Ressourcen können für das Controlling aufgewendet werden. Monatsabschlüsse werden zum Beispiel schneller fertig und es sind genauere und zielgerichtete Analysen möglich.
Sobald sie betriebsbedingt ist, ja. Allerdings müssen dafür auch noch einige weitere Voraussetzungen gegeben sein, zum Beispiel muss eine von einem Beschäftigten gekaufte Ware in den Besitz des Unternehmens übergehen. Weitere Bedingungen haben wir Dir hier zusammengefasst.
Grundsätzlich sollten alle Buchungen rundum die Auslagen in Deinem Unternehmen zu 100 Prozent korrekt – und damit belegbar – sein. Die Erfahrung zeigt, dass Abrechnungen zu Übernachtungen und Verpflegungspauschalen besonders häufig Gegenstand von genaueren Untersuchungen seitens des Finanzamtes sind.
