Ein effektives Ausgabenmanagement ist für Unternehmen in vielerlei Hinsicht eine wichtige strategische Aufgabe. Unter anderem können dadurch Ausgaben besser überwacht und mögliche Sparpotenziale ermittelt werden. Das setzt neue finanzielle Mittel frei – und die wiederum können anderweitig investiert werden, um das Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft zu führen.
Hinzu kommt: Geschäftsausgaben wirken sich zwar steuermindernd aus, sie bringen aber auch eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich. In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Hintergründe bei Geschäftsausgaben in einem übersichtlichen Guide kurz und kompakt zusammengefasst.
Was ist der Unterschied zwischen Geschäfts- und Betriebsausgaben?
Im täglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe „Geschäftsausgaben“ und „Betriebsausgaben“ oft synonym verwendet. Es gibt jedoch einen klaren inhaltlichen Unterschied zwischen diesen beiden Bezeichnungen. Während Betriebsausgaben durch die unternehmerische Tätigkeit an sich bedingt sind – darunter fallen zum Beispiel Ausgaben, Löhne, Mieten und Betriebssteuern – haben Betriebsausgaben einen anderen Hintergrund. Diese entstehen für Arbeitnehmer bei der Ausübung ihres Berufs. Verauslagte Kosten, die während Geschäftsreisen entstehen, gelten zum Beispiel als klassische Geschäftsausgabe. Gegen entsprechende Belege werden diese dann im Rahmen einer Spesen- bzw. Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber im Nachhinein erstattet.
Welche konkreten Pauschalsätze und steuerlichen Regelungen bei Spesen- bzw. Reisekostenabrechnungen zu beachten sind, haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.
Welche Vorgaben gelten für Geschäftsausgaben?
Geschäftsausgaben unterliegen gesetzgeberischen Vorgaben. Damit sie als solche anerkannt werden, müssen drei Kriterien erfüllt sein. Geschäftsausgaben müssen
- im Rahmen der beruflichen Tätigkeit von Mitarbeitern entstehen.
- belegbar sein, damit sie erstattet werden können.
- datiert und einem steuerpflichtigen Zeitraum zugeordnet sein.
Sind diese drei Kriterien erfüllt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Angestellten die Geschäftsausgaben gemäß seinen Richtlinien zu erstatten.
Was fällt unter Geschäftsausgaben?
Geschäftlich bedingte Ausgaben können für Angestellte bei unterschiedlichen Anlässen und in verschiedenen Situationen entstehen, wie diese Auflistung zeigt:
- Verpflegungskosten für Mahlzeiten auf Geschäftsreisen
- Transportkosten für Flug- oder Bahntickets, Mietwagen-Nutzung oder öffentliche Verkehrsmittel
- Übernachtungskosten in Hotels oder Pensionen
- Aufwendungen für Bürobedarf, Homeoffice-Tätigkeiten oder Dokumentationen
Grundsätzlich können derlei Geschäftsausgaben auf zwei verschiedene Arten erstattet werden: entweder die tatsächlich entstandenen Kosten, die im Zuge einer detaillierten Reisekostenabrechnung anhand von Belegen dargelegt werden – oder mittels einer Pauschale. In letzterem Fall erhalten die Angestellten vorab einen gesetzlich definierten Betrag, um die Geschäftsausgaben im Auftrag des Unternehmens zu tätigen. Die Belegpflicht entfällt hier, sodass diese Form meist mit weniger Aufwänden für beide Seiten verbunden ist.
Welche Herausforderungen gibt es im Umgang mit Geschäftsausgaben?
Das Management von Geschäftsausgaben kann für Unternehmen und Angestellte gleichermaßen mit viel Aufwand und Ärger verbunden sein. So ist zum Beispiel der Mitarbeiter angehalten, auf Reisen alle entsprechenden Belege zu sammeln, um diese später der Reisekostenabrechnung beifügen zu können. Auf der anderen Seite müssen die Finanzverantwortlichen in den Unternehmen oft den Mitarbeitern „hinterherlaufen“. Weil Belege fehlen – oder sogar die ganze Reisekostenabrechnung noch nicht durchgeführt wurde. Erfolgt das Ganze noch in analoger Papierform geht angesichts der vielen Belege auch schnell der Überblick verloren. Die Folge: zusätzliche Aufwände, verzögerte Auszahlungen und Frust bei allen Beteiligten.
Mangelnder Überblick geht in diesen Fällen zudem auch mit fehlender Transparenz einher – und das ist für Unternehmen ein wichtiger, wenn nicht sogar der wichtigste, Erfolgsfaktor für ein effektives Ausgabenmanagement.
Aber nicht nur der Umgang mit Geschäftsausgaben sieht sich mit derlei Herausforderungen konfrontiert. Die Ausgabenverwaltung insgesamt unterliegt in vielen Unternehmen einem Transparenz-Problem, das meist in diesen beiden Punkten begründet ist:
- Parallele Ausgabenprozesse. Für unterschiedliche Arten von Geschäftsausgaben liegen oft verschiedene Strukturen zugrunde. Die Folge: verschiedene Stränge für Controlling, Verwaltung und Reporting und kein ganzheitlicher Überblick.
- Keine Echtzeit-Betrachtungen. Ineffizienzen auf der Ausgabenseite werden oft zu spät oder sogar gar nicht aufgedeckt. Die Folge: weniger fundiertere Entscheidungen und Rentabilitätspotenziale bleiben ungenutzt.
Die Antwort auf die o.g. Herausforderungen haben viele Unternehmen in den letzten Jahren in digitalen Lösungen gefunden. Aus gutem Grund: Automatisierte Prozesse bieten wichtige Vorteile bei Schnelligkeit, Genauigkeit, Ganzheitlichkeit, Überblick und Effizienz. Mehr noch: Geschäftsausgaben in einen digitalisierten Prozess zu integrieren, ist mittlerweile zu einer betriebswirtschaftlichen Notwendigkeit geworden, um den heutigen Erwartungen auf Mitarbeiterseite zeitgemäß zu entsprechen und im „War of Talents“ beim derzeitigen Fachkräftemangel die Argumente auf seiner Seite zu haben.
Welche Vorteile bietet die Ausgabenmanagement-Software von Moss?
In den vorangegangenen Abschnitten haben wir bereits das größte Problem bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben geschildert: mangelnde Transparenz. Genau hier setzt die Lösung von Moss an. Auf den Punkt gebracht: Mit der Ausgabenmanagement-Software von Moss erhalten Unternehmen sofort mehr Kontrolle über ihre Ausgaben.
Wie das geht? Ganz einfach: Auf Einzel-, Team- oder Projektebene können zum Beispiel Ausgabenlimits für Mitarbeiter festgelegt, Freigabeprozesse mit Automatisierungsregeln vereinfacht und durch intelligentes Rechnungsmanagement die vorbereitende Buchhaltung automatisiert werden. Per DATEV-Schnittstelle werden die Ausgaben zudem direkt dem Steuerberater oder Finanzamt bereitgestellt.
Ein weiterer Vorteil: Aufwendige Spesenabrechnungen gehören mit Moss der Vergangenheit an. Mit Firmenkarten können Mitarbeiter Zahlungen sofort tätigen, ohne selbst in Vorleistung gehen zu müssen. Sie müssen nur noch die Belege fotografieren und können sie direkt in der Moss-App hochladen. Einfacher geht es nicht. Per OCR-Scan werden dann alle relevanten Daten ausgelesen und die Rechnungen entsprechend verbucht. Fazit: Mit Moss wird das gesamte Ausgabenmanagement erheblich vereinfacht und beschleunigt – und das hat weitere positive Folgen: Mitarbeitende können sich auf Geschäftsreisen voll und ganz auf ihre Tätigkeiten konzentrieren, ohne sich noch um die Abrechnung im Anschluss Sorgen machen zu müssen. Und die Buchhaltung spart mit digitalen Lösungen über die Jahre unzählige Arbeitsstunden ein. So werden wertvolle Ressourcen frei für die wirklich wichtigen Dinge in einem Unternehmen.
Überzeuge Dich von dem Potenzial von Moss: Vereinbare hier gern einen Demo-Call mit einem unserer Produktexperten.
FAQ
Es ist gleich aus mehreren Gründen für Unternehmen wichtig, über die eigene Situation bei den Geschäftsausgaben genau Bescheid zu wissen. Zum einen können auf dieser Grundlage fundiertere Geschäftsentscheidungen getroffen werden, um das eigene Business zukunftsorientiert aufzustellen. Zum anderen kann eine mangelnde Transparenz zu Ineffizienzen und damit zu negativen Folgen in anderen Bereichen führen. Die Mitarbeiterproduktivität könnte zum Beispiel sinken und es können auch mehr Fehler im gesamten Ausgabenmanagementprozess passieren. Falsche Informationen für Finanzämter sowie eine insgesamt überhöhte Ausgabenstruktur könnten ebenfalls die Folge sein. Alles in allem: Transparenz bei den Ausgaben wird damit zum Schlüssel für nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Auf der einen Seite müssen Mitarbeiter die nötige Flexibilität und Freiheit haben, beruflich bedingte Ausgaben zu tätigen und dadurch die Wachstumschancen des Unternehmens zu maximieren. Auf der anderen Seite gilt es, übermäßige Ausgaben sowie Ausgaben außerhalb der unternehmenseigenen Richtlinien zu verhindern. Genau diesen Spagat muss ein modernes Ausgabenmanagement von heute meistern.
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Wichtig ist, sich zunächst die eigenen täglichen Herausforderungen und Zielsetzungen für die Zukunft bewusst zu machen. Am besten im Gespräch mit allen beteiligten Abteilungen. Dauert zum Beispiel die Erstattung von Spesen zu lange? Sind zu langwierige Freigabewege das Problem? Antworten auf Fragen wie diese geben erste Hinweise darauf, wohin die digitale Reise bei diesem Thema gehen sollte. Entscheidend ist auch, dass die Lösung einen Echtzeit-Überblick über alle Ausgaben im Unternehmen bietet und die Daten nahtlos in die jeweilige ERP- oder Buchhaltungssoftware integrierbar sind. Du möchtest wissen, welche Lösung für Dein Unternehmen die richtige ist? Vereinbare hier gern einen Termin mit uns.
In der Regel enthalten die jeweiligen Spesenrichtlinien des Unternehmens alle relevanten Informationen zu diesem Thema. Besonderheiten können auch in Arbeitsverträgen geregelt sein. Auch Genehmigungsverfahren und Freigabeprozesse sind meist in den Spesenrichtlinien definiert. Ist eine digitale Lösung bei Unternehmen im Einsatz, sollte diese ebenfalls in der Spesenrichtlinie ausführlich – und regelmäßig aktualisiert – behandelt werden. Darüber hinaus sollten die Regelungen innerhalb der Spesenrichtlinie den geltenden Steuergesetzgebungen entsprechen.
