Unternehmen verzeichnen wieder eine deutliche Zunahme an Dienstreisen – schließlich kann kein Videocall-Meeting den persönlichen Kontakt mit Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden ersetzen. Die Kosten, die auf solchen Reisen entstehen, sind für die Buchhaltung allerdings immer mit Aufwand verbunden: Belege müssen angefordert, sortiert, bearbeitet und gesetzeskonform archiviert werden. Sind Mitarbeiter während der Dienstreise in Vorkasse getreten, wird es noch komplizierter. Wir zeigen, wie Unternehmen ihre Reisekostenabrechnung mit Hilfe digitaler Tools so einfach wie möglich gestalten können.
Manuelle Reisekostenabrechnung: Zeitaufwendig und fehleranfällig
Unternehmen, die ihre Reisekosten noch manuell bearbeiten, kennen das Problem: Mitarbeiter sind während der Dienstreise hauptsächlich damit beschäftigt, ihre Firma bestmöglich zu repräsentieren und vor Ort einen guten Eindruck zu hinterlassen – und das ist auch gut so. Das sorgfältige Sammeln und Sortieren von Ausgabebelegen wird dabei allerdings meist hinten angestellt.
Das Problem der Reisekostenabrechnung bleibt schließlich bei der Buchhaltung hängen, die ihre Arbeit erst erledigen kann, nachdem die angeforderten Belege nachgereicht worden sind. Neben fehlenden Belegen zählt aber auch eine hohe Fehleranfälligkeit zu den Hauptproblemen bei der analogen Abrechnung von Reisekosten.
Dies sind die häufigsten Probleme bei der manuellen Reisekostenabrechnung:
Problem Nr. 1: Fehlende Formulare
Die manuelle Reisekostenabrechnung gelingt nur reibungslos, wenn die Mitarbeiter schon während der Reise gewissenhaft und chronologisch sämtliche Belege sammeln und sortieren. Doch gerade unterwegs geht das häufig unter: Die dienstreisenden Mitarbeiter müssen nicht nur ihren Job in einer für sie ungewohnten Umgebung erledigen, sondern gleichzeitig auch alle Unwägbarkeiten abfangen, die auf einer Reise passieren können. Sehr schnell summieren sich dann kleinere Ausgaben – und die Mitarbeiter verlieren den Überblick.
Die Eigendynamik, die sich auf einer Dienstreise entwickelt, sorgt oft dafür, dass der Buchhaltung wichtige Kaufbelege nicht vorliegen – oder sogar private und geschäftliche Ausgaben im Nachgang getrennt werden müssen. Im schlimmsten Fall kann die Buchhaltung ihrer eigentlichen Arbeit nicht nachkommen und ist stattdessen mit zeitaufwendigen administrativen Aufgaben beschäftigt.
Problem Nr. 2: Hohe Fehlerquote und Ineffizienz
Bei der manuellen Erfassung und Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen sind Fehler fast vorprogrammiert: Ein einziger Zahlendreher in einer Excel-Tabelle kann schon zu falschen Erstattungen oder zusätzlichen Kosten führen. Je später der Fehler entdeckt wird, desto teurer kann es werden.
Analoge Reisekostenabrechnungen sind zudem oft unübersichtlich und schwer nachvollziehbar, was die Nachprüfbarkeit der Daten angeht. Die Belege sind zum Beispiel nur unzureichend archiviert und bei Bedarf nicht leicht auffindbar. Wiederholen sich die Fehler oder können Belege auf Aufforderung nicht vorgelegt werden, kann das Finanzamt von versuchter Steuerhinterziehung ausgehen und zum Beispiel abgesetzte Reisekosten nachträglich beanstanden.
Problem Nr. 3: Einhaltung von Vorschriften ist schwierig
Nicht nur die Einhaltung des Steuergesetzes wird durch die manuelle Bearbeitung der Reisekosten erschwert – auch unternehmensinterne Regelungen können eine Herausforderung sein. Die Reisekostenabrechnung verlangt schließlich nach einer engen Kommunikation zwischen Mitarbeitern und der Buchhaltung. Je schwerfälliger und komplizierter die Bearbeitung der Reisekosten vonstatten geht, desto größer ist die Gefahr für Missverständnisse.
Gerade bei Reisekosten schaut das Finanzamt sehr genau hin. Die Grenzen zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben sind auf einer Dienstreise nämlich häufig fließend. Sollen dienstliche Ausgaben steuerlich abgesetzt werden, müssen sie deshalb genau nachweisbar sein. Dabei gilt, je nach Unternehmensform, eine Aufbewahrungspflicht von bis zu zehn Jahren für alle steuerlich relevanten Originalbelege.
Checkliste: Schritte bei der manuellen Reisekostenabrechnung
Die manuelle Reisekostenabrechnung ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitaufwendig. Bis es zur Erstattung kommt, müssen Mitarbeiter und die Buchhaltung sich an einige Schritte halten. Dazu zählen:
- Reisekostenrichtlinien prüfen: Jedes Unternehmen hat seine eigenen Reiseksostenrichtlinien. Werden sie nicht mithilfe digitaler Tools überprüft und eingehalten, müssen sie anderweitig kommuniziert werden – Missverständnisse inklusive.
- Belege sammeln: Das ist der zeitaufwendigste und fehleranfälligste Schritt bei der manuellen Reisekostenabrechnung. Besonders bei Reisekosten schaut das Finanzamt sehr genau hin und verlangt für jede Ausgabe die entsprechenden Nachweise – von Hotelrechnungen und Fahrscheinen über Parktickets und Tankquittungen. Die Arbeit der Buchhaltung wird durch das Anfordern, Sortieren und Abarbeiten der Quittungen zusätzlich verlangsamt. Mit der digitalen Lösung von Moss können Mitarbeiter bereits auf der Dienstreise alle Belege per Smartphone einscannen und an die Buchhaltung weiterleiten.
- Belege sortieren: Die gesammelten Belege müssen nach Kategorien wie Unterkunft, Verpflegung, Transport und sonstige Ausgaben sortiert werden. In den seltensten Fällen übernehmen das die Mitarbeiter, sodass diese Arbeit bei der Buchhaltung hängenbleibt.
- Belege erfassen: Die Belege müssen mitsamt aller Belegdaten erfasst werden, einschließlich Datum, Betrag, Währung und Art bzw. Grund der Ausgabe.
- Belege archivieren: Für Unternehmen gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für steuerlich relevante Unterlagen. Unternehmen, die solche Unterlagen noch in Papierform und nicht digital archivieren, brauchen nicht nur viel Platz für die gesetzeskonforme Lagerung – auch das Suchen und Auffinden der Belege gestaltet sich äußerst schwierig. Bei einer Nachprüfung durch das Finanzamt müssen verlangte Dokumente allerdings zeitnah zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden.
- Verpflegungsmehraufwand berechnen: Jedes Reiseland hat seine eigenen Pauschalen in Bezug auf den Verpflegungsmehraufwand. Digitale Lösungen wie die von Moss erleichtern diesen Schritt erheblich, weil sie die jeweiligen Pauschalen automatisch berechnen.
- Reisekostenformular bereitstellen und ausfüllen: Wie die Reisekostenabrechnung formal auszusehen hat, ist vom Gesetzgeber nicht vorgegeben – solange die erforderlichen Daten und Belege vorliegen. Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern entweder ein entsprechendes Formular zur Verfügung, oder aber die Mitarbeiter reichen ihre eigene Abrechnung ein. Dieses Vorgehen führt zu Unübersichtlichkeit und verzögert auch mögliche Nachprüfungen durch das Finanzamt.
- Kontrollieren und prüfen: Die erfassten Daten müssen auf Vollständigkeit, Korrektheit und Übereinstimmung mit den Reisekostenrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben überprüft werden.
- Abrechnung einreichen: Nachdem alle nötigen Originalbelege vorliegen und die Reisekostenabrechnung überprüft wurde, wird sie bei der Buchhaltung eingereicht. Die Erstattung der Reisekosten erfolgt im Anschluss.
- Rückerstattung freigeben: Die Finanzabteilung des Unternehmens prüft die Reisekostenabrechnung ebenfalls und gibt nach Klärung etwaiger Fragen die Erstattung frei. Je nach Größe des Unternehmens kann das mehrere Wochen dauern.
Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung
Die manuelle Reisekostenabrechnung zählt zu den zeitaufwendigsten und fehleranfälligsten Prozessen in Betrieben. Immer mehr Unternehmen gehen deshalb dazu über, die Bearbeitung ihrer Reisekosten zu digitalisieren. Der Einsatz moderner digitaler Finanz-Tools ermöglicht eine effiziente und zeitsparende Reisekostenabrechnung und entlastet dabei zugleich die Buchhaltung. Die Finanzteams können sich den wirklich wichtigen Aufgaben widmen, statt verlorene Quittungen anzufordern und ein Konvolut kleinerer Ausgaben abzuarbeiten.
Wir listen die größten Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung auf:
Vorteil Nr. 1: Zeit- und Kosteneinsparungen
Durch den Einsatz digitaler Reisekostenabrechnungs-Tools erzielen Unternehmen erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Statt dass die Buchhaltung wie bisher alle Quittungen nach der Reise anfordern muss, können Mitarbeiter mit der passenden App bereits während der Reise alle nötigen Belege übermitteln. Sie können die Kaufbelege zum Beispiel fotografieren und direkt in das Dienstreise-Tool oder in die Ausgabenlösung hochladen.
Die automatisierte Erfassung und Verarbeitung reduziert den manuellen Aufwand erheblich und ermöglicht es sowohl den dienstreisenden Mitarbeitern als auch der Buchhaltung, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Mit der ganzheitlichen Lösung von Moss können Mitarbeiter ihre Kaufbelege einfach mit ihrem Smartphone scannen. Die erfassten Dokumente werden anschließend automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet und gesetzeskonform archiviert.
Vorteile Nr. 2: Weniger Fehler und verbesserte Compliance
Digitale Reisekosten-Apps minimieren das Risiko menschlicher Fehler: Die Software überprüft zum Beispiel eingegebene Daten auf Plausibilität und Konsistenz und stellt sicher, dass alle steuerlichen Regeln eingehalten wurden. Zahlendreher und damit einhergehende falsche Abrechnungen und Erstattungen haben mit der richtigen Software keine Chance. Und auch das Finanzamt freut sich über korrekt archivierte und leicht nachvollziehbare Abrechnungen, weil so der Verdacht der versuchten Steuerhinterziehung gar nicht erst aufkommen kann.
Vorteil Nr. 3: Einfache Integration und Weiterleitung der Abrechnung
Digitale Lösungen für Reisekostenabrechnungen lassen sich in der Regel problemlos in bestehende Systeme und Softwarelösungen integrieren. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und ermöglicht eine transparente und effiziente Verarbeitung der Reisekosten. Gute Reisekosten-Apps ermöglichen auch die direkte Übermittlung der Daten an das Finanzamt mittels DATEV-Schnittstellen und sorgen für eine reibungslose Archivierung und Verwaltung der Originalbelege.
Apps und Lösungen für die digitale Reisekostenabrechnung
Dienstreisen sind weiterhin ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Unternehmenskultur. Besonders nach der Pandemie haben viele Unternehmen festgestellt, dass persönlicher Kontakt nicht zu ersetzen ist. Umso besser, dass Unternehmen mittlerweile auf nützliche digitale Tools zurückgreifen können, mit denen sich die bisher so mühselige Bearbeitung der Reisekosten erheblich vereinfachen lässt.
Es gibt auf dem Markt viele schlanke und zum Teil kostenlose Apps, mit denen sich die Reisekostenabrechnung bereits beschleunigen lässt. Leider sind bei diesen Lösungen die Integrations- und Weiterbearbeitungsmöglichkeiten meistens stark eingeschränkt, sprich: Die Abrechnungen sind dann zum Beispiel nicht zwingend für die Weiterleitung ans Finanzamt geeignet.
Unternehmen, die es ernst mit der Digitalisierung meinen, setzen deshalb auf ganzheitliche Lösungen, mit denen sich nicht nur Reisekosten verwalten lassen: Die Lösung von Moss bietet zum Beispiel ein ganzheitliches Ausgabenmanagement und erleichtert die Verwaltung und Bearbeitung der Unternehmensfinanzen. Gleichzeitig wird so die Buchhaltung maximal entlastet und kann sich voll und ganz ihren eigentlichen Aufgaben widmen.
Wir stellen einige Reisekostenabrechnungs-Apps vor:
1. Belegmeister
Belegmeister hilft beim Auslesen von Rechnungen und Quittungen und verwandelt sie in leicht zu verarbeitende Dateien. Die App erfasst zum Beispiel Kaufdatum, Betrag und Mehrwertsteuer und ordnet die Ausgabe einer von zwanzig Kategorien zu. Das hilft vor allem bei Auslandsreisen, wo unterschiedliche Mehrwertsteuersätze greifen. Die Lösung von Belegmeister ist sowohl für Einzelnutzer als auch für Unternehmen geeignet und kann für 30 Tage kostenlos getestet werden.
2. Book One
Book One bietet eine schlanke Lösung, mit der sich Reisekosten schnell und steuersicher abrechnen lassen. Die App punktet mit einer intuitiven Oberfläche und nützlichen Funktionen, wie zum Beispiel einer Währungsumrechnung, oder der Möglichkeit, Ausgaben zu splitten.
3. Jenji
Jenji eignet sich am besten für Soloselbstständige. Die Lösung bietet Kostenmanagement in Echtzeit und ermöglicht das einfache Scannen von Belegen mittels OCR-Technologie. Die Informationen aus den Scans werden automatisch extrahiert und gespeichert.
4. Lanes & Planes
Mit der App von Lanes & Planes lassen sich Reisekostenbelege erfassen und auch Unterkünfte und Transporttickets buchen: Die Lösung bietet Schnittstellen zu Lufthansa, Flixbus und der Deutschen Bahn, aber auch zu Hotelketten. Die App erleichtert somit nicht nur die Abrechnung von Geschäftsreisen, sondern auch deren Planung.
5. Moss: Die ganzheitliche Lösung
Auch mit der Lösung von Moss gelingt die Reisekostenabrechnung so einfach wie nie zuvor: Belege werden von den Mitarbeitern einfach abfotografiert und landen automatisch bei der Buchhaltung. Darüber hinaus fungiert Moss aber als ganzheitliche Ausgabenmanagement-Lösung – für Unternehmen, die von den zahlreichen Vorteilen digitaler Reisekostenabrechnungen profitieren möchten.
Die richtige Reisekostenabrechnungs-App auswählen
An erster Stelle stehen die Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens: Größe, Mitarbeiterzahl und Branche beeinflussen, wie die Reisekosten am besten abgerechnet werden sollten. Grundsätzlich gilt aber: Digitale Lösungen sind zeitsparender und effizienter als die manuelle Reisekostenabrechnung.
Unternehmen, bei denen wenige Geschäftsreisen anfallen, fahren gut mit einer schlanken Lösung, müssen aber bei der Weiterverarbeitung der Daten Abstriche machen. Bei Betrieben mit vielen Auswärtstätigkeiten lohnen sich umfangreichere Lösungen, mit denen neben den Reisekosten auch das Unternehmensbudget verwaltet werden kann. So lassen sich nicht nur Reisekosten leicht und effizient bearbeiten, sondern auch alle anderen buchhalterischen Prozesse.
Dienstreise-Tool: Moss als ganzheitliche Lösung
Moss bietet eine umfassende digitale Ausgabenmanagement-Lösung für Unternehmen, die nicht nur ihre Reisekostenabrechnung maximal vereinfachen, sondern auch von den vielen Vorteilen digitalen Ausgabenmanagements profitieren möchten. Zeitaufwendige Finanzprozesse werden mit Moss automatisiert und machen Ressourcen dort frei, wo sie wirklich gebraucht werden.
Mitarbeiter auf Dienstreisen fotografieren ihre Kaufbelege zum Beispiel einfach mit ihrem Smartphone – und die Moss-App erledigt den Rest: Die Quittungen landen bei der Buchhaltung und werden regelkonform archiviert. Gleichzeitig lassen sich die Rechnungsdaten einfach extrahieren und transparent verarbeiten. Und dank der DATEV-Schnittstelle steht die Reisekostenabrechnung sofort zur Weiterleitung ans Finanzamt zur Verfügung.
Noch einfacher geht es mit den Firmenkreditkarten von Moss: Unternehmen können alle Mitarbeiter oder Teams mit einem passgenauen Budget ausstatten, sodass diese bei Auswärtstätigkeiten gar nicht erst in Vorleistung treten müssen. Das erleichtert die Reisekostenabrechnung zusätzlich.
