Wer beruflich viel unterwegs ist, hat während einer Geschäftsreise häufig einige Ausgaben. Da Dienstreisende die Kosten für Übernachtung, Verpflegung und Co. meistens zunächst aus eigener Tasche vorstrecken müssen, ist danach eine Spesenabrechnung erforderlich. Sie macht es möglich, die beruflich bedingten Ausgaben vom Arbeitgeber zurückzufordern oder steuerlich geltend zu machen. Wie eine Spesenabrechnung funktioniert, welche Spesen überhaupt abgerechnet werden können und wie die aktuelle Rechtslage in Deutschland dazu ist, erfährst Du in diesem Artikel.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Dienstreisen sind mit Kosten verbunden: Sei es die Bahnfahrt zum Kunden, das Mittagessen nach dem Termin, der Kaffee zwischendurch oder die Übernachtung im Hotel. Damit Angestellte eines Unternehmens und Selbstständige die Kosten nicht privat von ihrem Einkommen zahlen müssen, gibt es die Spesenabrechnung. Sie dient dazu, alle auf einer beruflichen Reise oder im Außendienst entstandenen Kosten abzurechnen. Die Spesenabrechnung wird daher auch als Reisekostenabrechnung bezeichnet. Liegt diese nicht vor, ist der Arbeitgeber auch nicht dazu verpflichtet, die entstandenen Kosten zu erstatten. Man tut also gut daran, sie möglichst zeitnah nach der Geschäftsreise in Angriff zu nehmen, um nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben.
Definition: Welche Auslagen und Spesen gibt es?
Unter den Begriff Spesen fallen streng genommen nur die Kosten, die dem Arbeitnehmer oder dem Selbstständigen für seine Verpflegung während der Geschäftsreise entstehen. Im Rahmen der Spesenabrechnung werden allerdings auch weitere Kosten erfasst. Als Spesen zählen in der Regel vier unterschiedliche Ausgabenarten:
- Fahrt und Beförderung (Kosten für Bahnfahrten, Flugtickets, Taxifahrten, Benzinkosten)
- Unterkunft (Kosten für Hotel, Pension, Ferienwohnung)
- Verpflegung (Kosten für Essen und Trinken vor Ort)
- Nebenspesen (Kosten für Teilnahme an Fachmessen, Gebühren für Telefonate und Internetzugang, Parkgebühren)
Wer darf Spesen abrechnen?
Grundsätzlich dürfen sowohl Angestellte, als auch Selbstständige und Freiberufler Spesen abrechnen. Voraussetzung für die Spesenabrechnung ist, dass sich die Reisenden aus beruflichen Gründen nicht an ihrer Tätigkeitsstätte aufhalten, beziehungsweise nicht an ihrem eigenen Wohnort übernachten können. Es gibt unter Angestellten viele Anlässe für eine Geschäftsreise:
- Außendienstler besuchen Kunden oder solche, die es werden sollen.
- Innendienstler besuchen ebenfalls Kunden, treffen Teams an anderen Standorten, um Projekte zu besprechen, nehmen an auswärtigen Schulungen und Konferenzen teil oder kaufen Büromaterial ein.
- Führungskräfte nehmen an standortübergreifenden oder internationalen Manager-Meetings teil oder sind Speaker auf Konferenzen.
Egal in welchen Funktionen oder Positionen die Angestellten tätig sind: Jeder ist berechtigt, sich Spesen vom Arbeitgeber erstatten zu lassen. Es ist jedoch sinnvoll, sich vor Antritt der ersten Geschäftsreise mit den jeweiligen Spesenrichtlinien des Arbeitgebers und den aktuellen Steuergesetzgebungen zu beschäftigen. Sonst kann es passieren, dass Angestellte auf privat verauslagten Kosten sitzen bleiben. Auch Selbstständige haben – wie oben beschrieben – das Recht, die getätigten Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Es besteht ggf. sogar die Möglichkeit, die Spesen an den Auftraggeber weiterzugeben, sofern dies vor der Annahme des Auftrags vereinbart wurde und für die Ausführung des Auftrags erforderlich ist. Unabhängig davon können Selbständige die Spesen in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Betriebskosten angeben und damit in der Steuererklärung geltend machen.
Wie funktioniert eine Spesenabrechnung?
Das Wichtigste bei einer Spesenabrechnung ist die lückenlose Dokumentation durch den Dienstreisenden. Der Arbeitgeber muss die Spesen nämlich nur dann bezahlen, wenn die zugrundeliegende Spesenabrechnung auch korrekt ist. Das bedeutet konkret: Arbeitnehmer müssen für alle getätigten Ausgaben Belege und Rechnungen aufheben – ohne diese können die Spesen im Nachhinein nicht zurückgefordert werden.
Es gilt also: kein Beleg, kein Geld. Damit soll auch die Gefahr von inkorrekt abgerechneten Spesen bei Außendienstlern und Geschäftsreisen minimiert werden. In diesem Punkt stärkt der Gesetzgeber Arbeitgebern den Rücken: Überhöhte beziehungsweise falsche Spesenabrechnungen sind ein anerkannter Grund für eine fristlose Kündigung.
Es ist also äußerst wichtig, darauf zu achten, dass die Spesenabrechnung korrekt ist und alle Belege vollständig vorliegen. Eine Ausnahme gilt lediglich für Trinkgelder bei Bewirtungen unterwegs: Hier ist keine Rechnung nötig. Wer dennoch das gezahlte Trinkgeld als Spesen geltend machen möchte, kann sich einen Bewirtungsbeleg ausstellen lassen. In diesem ist das Trinkgeld dann bereits vermerkt.
Arbeitgeber haben durch die Spesenabrechnung die Möglichkeit, die Spesen ihrer Mitarbeiter als Betriebsausgaben steuerlich abzusetzen. Viele Finanzämter akzeptieren bereits die Einreichung von Spesenabrechnungen in digitaler Form, ohne dass die Originalbelege vorgelegt werden müssen.
Wie läuft eine Spesenabrechnung in der Praxis ab?
Eine Spesenabrechnung ist für Arbeitnehmer häufig mit viel Aufwand verbunden. Wie genau dieser Prozess abläuft, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich in den jeweiligen Betriebsvereinbarungen geregelt. Oft stellen Arbeitgeber den Beschäftigten für Spesenabrechnungen spezielle Formulare oder Vordrucke zur Verfügung, die ausgefüllt und mit allen entsprechenden Quittungen und Rechnungen in der Buchhaltung bzw. Finanzabteilung eingereicht werden müssen. Danach erfolgt die Überprüfung der eingereichten Unterlagen und der Genehmigungsprozess wird angestoßen. Sobald diese vorliegt, werden die Spesen auf das Konto des Angestellten erstattet.
Auch Spesenabrechnungen in Form von Excel-Tabellen sind nach wie vor keine Seltenheit in deutschen Unternehmen. Mit dem Ausfüllen sind die Beschäftigten oft eine ganze Weile beschäftigt. Im Internet sind zwar auch diverse kostenlose Muster für Spesenabrechnungen verfügbar, die aber in der Regel wenig nützlich sind, da sie nicht kompatibel mit den Systemen der Arbeitgeber sind. Dies ist aber bei weitem nicht die einzige Hürde, die es bei diesem Thema gibt.
Diese Herausforderungen gibt es bei Spesenabrechnungen:
- Fehlende Transparenz. Die unternehmensspezifischen Regelungen sind den Beschäftigten oft nicht bekannt. Diese sind meist in Arbeitsverträgen oder individuellen Betriebsvereinbarungen geregelt – und zum Teil auch nicht immer eindeutig
- Zusätzliche Aufwände. Die Buchhaltung muss den Angestellten teilweise „hinterherlaufen“, um eine zeitnahe Einreichung sicherzustellen oder fehlende Belege einzufordern. Das kostet wertvolle Zeit, die nicht in andere wichtige Aufgaben investiert werden kann, zum Beispiel in ein noch genaueres Controlling für das Ausgabenmanagement.
- Verzögerte Auszahlungen. Je mehr Rückfragen oder manuelle Aufwände entstehen, desto länger dauert es in der Regel, bis die Reisenden ihre verauslagten Beträge wieder auf dem Konto haben. Dies kann zu Frust und – bei andauernden Problemen in diesem Bereich – sogar zu einer Kündigung seitens des Angestellten führen.
- Mangelnde Gesetzeskonformität. Manuell ausgefüllte Spesenabrechnungen auf Basis von Excel- und Word-Dokumenten erfüllen nicht die Vorgaben des GoBD. Das Kürzel steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Diese regeln, welche grundsätzlichen Prinzipien bei Büchern und sonstigen Aufzeichnungen beachtet werden müssen, damit diese von Finanzbehörden anerkannt werden.
- Fehlende Kostenkontrolle. Bei einer Spesenabrechnung sind die Kosten für das Unternehmen bereits entstanden und können nicht mehr verhindert bzw. reduziert werden.
Fazit: Das Thema ist oft mit Zeit und Nerven für die Geschäftsreisenden – und auch die Finanzverantwortlichen – verbunden. Für Unternehmen ist es daher wichtig, sich in diesem Bereich mit digitalen Lösungen zukunftsorientiert aufzustellen und den Beschäftigten hocheffiziente Prozesse zu bieten. Wie eine optimale Lösung aussieht, haben wir in diesem Abschnitt zusammengefasst.
Was muss auf einer Spesenabrechnung stehen?
Auf der Spesenabrechnung müssen Angaben zu diesen Fragen gemacht werden:
- Wer ist gereist?
- Warum wurde die Reise unternommen?
- Wie lautet das Reiseziel?
- Wann war die Reise?
- Welche Kostenart liegt vor (z. B. Verpflegung oder Reise)?
- Wie hoch ist der jeweilige Einzelbetrag (mit Belegen nachweisbar)?
Fehlt eine von diesen Angaben, kann es zu verzögerten Rückerstattungen, Nachfragen beim Finanzamt oder – im schlimmsten Fall – auch zu einer Nichtauszahlung kommen.
Auslagenerstattung: Wie rechnet man Spesen richtig ab?
Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, um Spesen korrekt abzurechnen:
- Anhand von Pauschalen
- Anhand der tatsächlich entstandenen Kosten
Zunächst möchten wir uns der ersten Variante widmen: der Abrechnung anhand von Pauschalen. Um die Buchhaltung eines Unternehmens zu entlasten, können Spesen anhand von gesetzlich festgelegten „Spesensätzen“ abgerechnet werden. Das Finanzamt prüft in dem Fall nicht die einzelnen Belege. Es ist dabei auch nicht wichtig, wie hoch die tatsächlichen Kosten der auf der Geschäftsreise getätigten Ausgaben waren.
Für diese Form der Spesenabrechnung sind zwei Punkte zu beachten: die Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsplatz und das Reiseziel (Ausland oder Inland). Reisekosten für Arbeitnehmer unterliegen in Deutschland nämlich anderen Pauschalen als im Ausland. Dort unterscheiden sie sich nicht nur deutlich von Land zu Land, sondern auch zwischen den Gebieten innerhalb eines Landes.
Wie rechnet man Fahrtkosten richtig ab?
Bei Kosten für einen Mietwagen sowie Flug- oder Bahntickets ist es relativ einfach: Diese werden in voller Höhe erstattet. Bei geschäftlich bedingten Fahrten mit dem eigenen Pkw ist die gängigste Abrechnungsmethode die Kilometerpauschale. Diese beträgt aktuell 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer und 0,20 Euro für Fahrten mit dem Moped oder Motorrad.
Ein anderer Weg ist eine individuelle Kilometerpauschale, die aber mit reichlich l Aufwand verbunden ist. Bei dieser müssen alle Kfz-Ausgaben – also sämtliche Aufwendungen für Steuer, Versicherung, Benzin und Abschreibung – für ein Jahr summiert werden. Die Gesamtsumme wird dann mit den jährlich gefahrenen Kilometern ins Verhältnis gesetzt. Hierfür ist zudem ein genaues Fahrtenbuch zu führen, das natürlich generell auch eine alleinige Möglichkeit darstellt, um die tatsächlichen Fahrtkosten zu ermitteln.
Wichtig bei einem Fahrtenbuch: Alle Wegstrecken bis zum Reiseziel müssen genau dokumentiert werden (inkl. gefahrener Kilometer und den damit verbundenen Kosten). Das ist zwar ganz schön aufwändig, aber eventuell sind dabei höhere Abrechnungskosten als bei der Pauschale möglich.
Generell wichtig: In den Reisekostenrichtlinien kann die Kategorie der Reiseart vorgeschrieben sein, also zum Beispiel: kein Business Flug oder First Class Ticket. Hierüber sollte man sich als Beschäftiger vor der ersten Reisebuchung unbedingt informieren.
Wie rechnet man die Kosten für die Unterkunft richtig ab?
Hier ist wie gesagt zunächst einmal entscheidend, ob die beruflich bedingte Übernachtung im In- oder Ausland stattfindet. Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands gilt: Die tatsächlichen Kosten können in voller Höhe abgerechnet werden. Sobald allerdings ein Beleg fehlt, gilt eine Übernachtungspauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht. Im Ausland gelten andere Pauschalbeträge, die auf der Website des Bundesfinanzministeriums eingesehen werden können.
Noch drei Tipps:
- Ist in der Übernachtung ein Frühstück inkludiert, mindert das den anzusetzenden Verpflegungsmehraufwand um 20% – ein weiterer Kostenpunkt, über den wir Dich im nächsten Abschnitt informieren. Bei einem inkludierten Mittag- oder Abendessen beträgt die Kürzung 40%.
- Ob in einem Hotel, einer Ferienwohnung oder einer Pension übernachtet wird, ist bei den Pauschalen nicht von Bedeutung. Einzig eine Dienstwohnung wäre relevant, da dieses Angebot bevorzugt genutzt werden muss und dann keine Kosten anzusetzen sind.
- In einer Reisekostenrichtlinie kann das Unternehmen festschreiben, welche Hotelkategorien gebucht werden dürfen. Auch hierüber sollte man sich vor der ersten Geschäftsreise unbedingt informieren. Übrigens: Auch das Finanzamt kann Kosten für allzu luxuriöse Hotels ablehnen.
Wie rechnet man die Kosten für die Verpflegung richtig ab?
Auch Verpflegungskosten, die auf Geschäftsreisen entstehen, können über Pauschalen abgerechnet werden. Diese decken nicht die gesamten Kosten für die Verpflegung ab, sondern lediglich den sogenannten „Verpflegungsmehraufwand“. Der Anteil für die Mahlzeiten, die auch zuhause eingenommen werden würden, ist also bereits abgezogen. Hier die entsprechenden Verpflegungspauschalen im Überblick, die sich nach der Reisedauer richten:
- 0 Euro für eine Abwesenheit unter 8 Stunden
- 14 Euro für eine Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden
- 28 Euro für eine Abwesenheit von 24 Stunden
Die beiden Pauschalen werden entsprechend ihres Umfangs auch als „kleine“ und „große“ Spesenpauschale bezeichnet.
Im Ausland gelten – wie bei den Übernachtungskosten – andere Pauschalbeträge, die auf der Website des Bundesfinanzministeriums eingesehen werden können. Besteht die Möglichkeit, eine Firmenkantine zu nutzen, muss dieses Angebot von den Reisenden bevorzugt genutzt werden. Und sollte man zum Essen eingeladen worden sein, ist die Pauschale entsprechend zu kürzen.
Wie ist die aktuelle Rechtslage?
Die o.g. Pauschalen werden regelmäßig vom Bundesfinanzministerium angepasst und müssen von allen Unternehmen angewendet werden.
Nachdem von 2022 auf 2023 keine Erhöhung stattfand, war für 2024 im Zuge des neuen Wachstumschancengesetzes eine Erhöhung der Verpflegungspauschalen geplant. Die Halbtagespauschale sollte dabei von 14 auf 16 Euro und die Ganztagespauschale von 18 auf 32 Euro steigen. Der Bundesrat verweigerte allerdings die Zustimmung zum Wachstumsschancengesetz, sodass die o.g. Pauschalen bis auf weiteres gelten. Weitere Informationen zum Thema Auslagenerstattung haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.
Abrechnung anhand der tatsächlich entstandenen Kosten
Alternativ zur Abrechnung per Pauschale für Fahrtkosten, Unterbringung und Verpflegung können Mitarbeiter die Spesen auch anhand der tatsächlich entstandenen Kosten abrechnen. Dafür sind alle Belege zu den getätigten Ausgaben zu sammeln, wie wir bereits oben ausgeführt haben.
Wer als Arbeitnehmer unsicher ist, wie er die Spesen abrechnen soll, sollte seinen Arbeitgeber fragen. Details zur korrekten Spesenabrechnungen können im jeweiligen Tarifvertrag, in den Betriebsvereinbarungen oder im Arbeitsvertrag festgelegt sein.
Bedeutung von Spesen für die Steuererklärung
Lässt sich der Arbeitnehmer die Ausgaben während der Dienstreise nachträglich vom Arbeitgeber zurückerstatten, ist die Rückerstattung für ihn steuerfrei.
Grundsätzlich haben Arbeitnehmer aber nicht nur die Möglichkeit, die gezahlten Ausgaben ihrer Geschäftsreise im Rahmen einer Spesenabrechnung vom Arbeitgeber zurückzufordern – sie können die Spesen alternativ auch in der Steuererklärung geltend machen, sollte der Arbeitgeber die Kosten beispielsweise nicht übernehmen. Die Spesen sind in dem Fall als Werbungskosten mit den Unterpunkten „Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsort“ und „Verpflegung“ aufzuführen. Hier können Arbeitnehmer dann wieder die genannten Pauschalbeträge angeben.
Wichtig ist, auf eine genaue und korrekte Berechnung zu achten, denn gerade Spesenabrechnungen werden durch das Finanzamt oft und gerne geprüft. Das gilt sowohl für Arbeitnehmer, die die Spesen in ihrer Steuererklärung geltend machen möchten, als auch für Unternehmen. Bei Fehlern kann das Finanzamt die Abrechnung ablehnen.
Einfache Spesenabrechnung mit Firmenkreditkarten von Moss
Nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für Unternehmen bedeutet eine Spesenabrechnung einen verwaltungsmäßigen Mehraufwand – insbesondere dann, wenn Mitarbeiter häufig auf Geschäftsreisen sind. Belege müssen wie oben beschrieben gesammelt und kontrolliert werden, Formulare sind auszufüllen und anschließend an die Buchhaltung weiterzureichen. Fehlende Quittungen verlangsamen den Prozess und kosten wertvolle Zeit.
Zeitersparnis und weniger Stress für Mitarbeiter und Manager
Einfacher lassen sich Spesen- und Reisekostenabrechnungen mit Moss verwalten: Dank Firmenkreditkarten mit vorab festgelegten Limits behalten Unternehmen nicht nur über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter während der Dienstreise den Überblick. Auch für die Beschäftigten vereinfacht sich der Prozess erheblich, denn sie müssen die Spesen nicht mehr aus eigener Tasche vorschießen, sondern können sie direkt mit dem festgelegten Reisebudget auf der Firmenkreditkarte bezahlen.
Workload verringern dank automatisierter Prozesse
Die Belege der Geschäftsausgaben lassen sich bereits während der Dienstreise abfotografieren und mit der Moss-App digital erfassen. Mitarbeiter haben weniger Stress, da sie nicht ständig auf Belege und Quittungen achten müssen, sondern sich ganz auf den Grund ihres beruflichen Aufenthalts konzentrieren können. Einmal hochgeladen – schon erledigt. Das lästige Belege-Chaos gehört der Vergangenheit an. Sollte einmal ein Rechnungsbeleg fehlen, erinnert Moss mit einer E-Mail oder einer Benachrichtigung bei Slack daran, ihn nachzureichen.
Auch die Buchhaltung wird durch das bargeldlose Bezahlen mit Firmenkreditkarten entlastet: Jede Auslage über das Spesenkonto ist transparent im Buchungssystem einsehbar und bereit für die Buchhaltung. Zahlungsprozesse lassen sich somit vereinfachen, was nicht nur eine Erleichterung für Mitarbeiter und Geschäftsführung, sondern auch für die Buchhaltung bedeutet. Dank der Schnittstelle zu DATEV lassen sich die Reisekosten schließlich direkt für die Steuererklärung weiterverarbeiten.
Mit Moss funktionieren Spesenabrechnungen 2023 intuitiv, zentral und vollkommen digital – nie war das Management von Mitarbeiterausgaben so einfach.
FAQs
Wer als Angestellter eines Unternehmens oder als Selbstständiger beruflich häufig auf Geschäftsreisen oder im Außendienst unterwegs ist, hat während dieser Zeit bestimmte Ausgaben – zum Beispiel für Verpflegung und Unterkunft. Diese beruflichen Ausgaben werden auch als Spesen bezeichnet.
Spesen gibt es für den Mehraufwand, der auf Geschäftsreisen oder anderweitigen beruflichen Aufenthalten entsteht, die nicht am Arbeitsort des Beschäftigten stattfinden. Je länger der Aufenthalt ist, desto höher fallen die Spesen aus. Auch der Ort der Geschäftsreise spielt eine Rolle.
All diejenigen Kosten, die im Zuge der Geschäftsreise entstehen und die sich eindeutig dem beruflichen Hintergrund zuordnen lassen, dürfen als Spesen abgerechnet werden. Wichtig ist, dass sich alle Ausgaben durch Belege dokumentieren lassen. Quittungen und Belege sind die Grundlage für eine korrekte Spesenabrechnung.
Eine Spesenabrechnung ist für Arbeitnehmer wichtig, damit sie nicht auf den Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Transport sitzen bleiben. Ohne korrekte Spesenabrechnung muss der Arbeitgeber die Spesen nämlich nicht bezahlen.
Die genauen Vorlagen für eine Spesenabrechnung können sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Details sind in der Regel im Tarifvertrag, in den Betriebsvereinbarungen und im konkreten Arbeitsvertrag geregelt. Hier sollten sich Beschäftigte auf jeden Fall genau informieren, bevor sie eine Geschäftsreise tätigen.
Wer eine Spesenabrechnung erstellt, sollte darauf achten, dass die angegebenen Ausgaben der Wahrheit entsprechen und nachvollziehbar sind. Alle Ausgaben sollten sich daher mit Quittungen belegen lassen. Wer als Arbeitnehmer falsche Angaben macht und zu hohe Spesen abrechnet, riskiert eine fristlose Kündigung.
Um die Spesen richtig zu berechnen, stellen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern nach der Dienstreise vorgefertigte Formulare zur Verfügung, in die die beruflichen Ausgaben eingetragen werden. Diese sind durch Quittungen zu belegen – es sei denn, der Dienstreisende greift auf die entsprechende Pauschale zurück. Unternehmen können verschiedene Tools nutzen wie Rechenbeispiele, Muster und Vorlagen für Spesenabrechnungen oder Reisekostenrechner.
Für Unternehmen und Selbstständige besteht die Pflicht zur Aufbewahrung von Spesenabrechnungen für eine Dauer von 10 Jahren. Wer sich nicht an die Aufbewahrungsfristen hält, riskiert eine Verletzung der Buchführungspflicht.
