Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS), Smartwatches und Sicherheitsaspekte verändern, wie wir heute Ausgabenmanagement denken müssen. Sie stellen neue Anforderungen an unsere Zahlungsarten und schaffen gleichzeitig neue Möglichkeiten. Virtuelle Kreditkarten scheinen in dieser Zeit die vielversprechendste Lösung für modernes Ausgabenmanagement zu sein – wir vergleichen sie mit Zahlungen per Rechnung.
Bezahlen mit virtuellen Kreditkarten
Virtuelle Kreditkarten erlauben es ihren Besitzern, vielfältige Arten von Zahlungen zu tätigen – online genauso wie offline. Eine virtuelle Kreditkarte stellt dabei ein digitales Pendant zur klassischen Kreditkarte dar. Kreditkartennummer, Kartenprüfnummer und Kartengültigkeit sind hier genauso vorhanden. Sie sind allerdings nicht aufgedruckt auf einer echten Karte, sondern eben nur digital vorliegende Daten. Hätte das früher bedeutet, damit im Geschäft vor Ort nicht zahlen zu können, ist das heute anders: Dank Smartphones und -watches kann an einem NFC-Lesegerät einfach mit der virtuellen Kreditkarte bezahlt werden.
Noch einfacher ist es natürlich online. Hier müssen so oder so nur die Daten der Kreditkarte eingegeben und seit Einführung von 3D-Secure ebenso der Kauf, z. B. mit Smartphone, verifiziert werden. Für die Online-Zahlung spielt es keine Rolle, ob eine klassische oder eine virtuelle Kreditkarte verwendet wird. Der Prozess ist der gleiche. Insbesondere im Business spielt die virtuelle Kreditkarte aber eine immer größere Rolle.
Mit Hilfe virtueller Kreditkarten ist es Unternehmen möglich, innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl von Kreditkarten zu erstellen und ihren Mitarbeitern zur Nutzung freizugeben. Die Firmenkarten von Moss lassen sich mit einem festen Budget versehen, Zahlungsfreigaben lassen sich mit einem Klick anfragen und erteilen und genauso schnell können sie wieder deaktiviert werden. So behalten Unternehmen jederzeit die Kontrolle über ihre Ausgaben.
Vorteile und Nachteile virtueller Kreditkarten
Die Zahlung mit der virtuellen Kreditkarte hat dabei diverse Vorteile gegenüber der klassischen Rechnung – aber natürlich genauso gewisse Nachteile. Wir schauen uns beide Seiten an und ziehen ein Fazit.
Vorteile virtueller Kreditkarten
Unternehmen profitieren bei der Zahlung mit virtuellen Kreditkarten in erster Linie von einer erhöhten Transparenz, von mehr Kontrolle und von einem vereinfachten Spesenmanagement – und damit von einem Zeitvorteil!
Die Vorteile virtueller Kreditkarten im Überblick:
- Wiederkehrende Zahlungen: Virtuelle Kreditkarten eignen sich ideal für wiederkehrende Zahlungen, z. B. für Software-Abonnements. Einfach die Karte hinterlegen, mit entsprechendem Budget ausstatten und Zahlungen laufen lassen.
- Erhöhte Sicherheit: Mit Einführung von 3D-Secure werden Kreditkartenzahlungen auf drei Ebenen abgesichert. So besteht Schutz vor Kreditkartendiebstahl oder Betrug.
- Kontrolle: Unternehmen haben es in der Hand, über wie viel Budget welche virtuelle Kreditkarte verfügt – und sie haben die Möglichkeit, die Karte jederzeit wieder zu deaktivieren.
- Flexibilität: Gleichzeitig haben die Mitarbeiter im Rahmen des Budgets die Möglichkeit, flexibel und ohne lange Freigabeschleifen Ausgaben zu tätigen – egal, wo sie gerade sind.
- Detaillierte Transaktionsdaten: Alle Ausgaben mit virtuellen Kreditkarten werden in Echtzeit digital erfasst. Diese Transparenz ermöglicht es Unternehmen, ihr Ausgabenmanagement zu optimieren.
- Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben: Durch die Verwendung virtueller Kreditkarten ist eine klare Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben möglich.
- Integration ins Spesenmanagement: Der Arbeitgeber kann die geschäftlichen Ausgaben ständig einsehen. Durch angeschlossene Apps können Mitarbeiter ihre Rechnungen einfach abfotografieren und der Zahlung zuweisen.
Nachteile virtueller Kreditkarten
Dem gegenüber stehen gewisse Nachteile virtueller Kreditkarten. Vorrangig ist hier die gegenüber Rechnungen eingeschränkte Akzeptanz zu nennen – nicht jeder Shop und nicht jedes Geschäft akzeptiert Kreditkarten als Zahlungsmittel. Obwohl man in Deutschland lange skeptisch gegenüber Kreditkarten war, waren schon im Jahr 2020 rund 45 Millionen Kreditkarten im Besitz der Deutschen, Tendenz steigend. Deshalb ist die Akzeptanz von Kreditkarten in Deutschland heute größer denn je. Nur selten gibt es noch kleine, lokale Einzelhändler oder Dörfer, in denen vereinzelt keine Kreditkartenzahlung möglich ist.
Die Nachteile virtueller Kreditkarten im Überblick:
- Begrenzte Kreditkartenakzeptanz: Obwohl die Kreditkartenakzeptanz in Deutschland inzwischen fast vollflächig vorhanden ist, gibt es immer noch Ausnahmen, die ein alternatives Zahlungsmittel erfordern.
- Abhängigkeit von Technologie: Um mit einer virtuellen Kreditkarte vor Ort bezahlen zu können, sind Smartphone oder Smartwatch notwendig. Wenn der Akku leer ist, ist eine Zahlung nicht möglich.
- Mögliche zusätzliche Gebühren: Kreditkartenzahlungen können mit zusätzlichen Gebühren verbunden sein. Diese sinken aber immer weiter und gelten nicht mehr für einzelne Zahlungen.
Fazit: Virtuelle Kreditkarten für Zahlungen nutzen
Insbesondere für moderne, digitalisierte oder in der Digitalisierung befindliche Unternehmen eignen sich virtuelle Kreditkarten ideal für ihre Ausgaben. Minimale Gebühren werden durch reduzierten Aufwand im Ausgaben- und Spesenmanagement mehr als ausgeglichen. Smartphones zählen hier zum Standard und in den sehr wenigen Geschäften, die keine Kreditkarte akzeptieren, lässt es sich konventionell bezahlen – bar oder auf Rechnung.
Vorteile und Nachteile beim Bezahlen auf Rechnung
Der sehr modernen und digitalen Zahlweise per virtueller Kreditkarte steht die klassische und konventionelle Zahlung per Rechnung gegenüber – die aber durchaus ihre Vorteile hat, je nach Anwendungsfall.
Vorteile beim Bezahlen auf Rechnung
In erster Linie fördert das Bezahlen auf Rechnung den Beziehungsaufbau.
Die Vorteile beim Bezahlen auf Rechnung im Überblick:
- Aufbau von Beziehungen: Wer enge Geschäftsbeziehungen zu beispielsweise Lieferanten aufbauen oder pflegen möchte, findet beim Bezahlen auf Rechnung die direkte Kontaktmöglichkeit.
- Erweiterte Zahlungsfristen: Anders als bei virtuellen Kreditkarten erlaubt der Kauf auf Rechnung eine Zahlung z. B. innerhalb von 7, 14, 28 Tagen oder – je nach vereinbartem Zahlungsziel. Das gibt mehr Freiraum beim Ausgabenmanagement.
- Geeignet für Offline-Transaktionen: Der Einkauf kann sofort beauftragt oder mitgenommen werden, muss aber erst zu einem späteren Zeitpunkt beglichen werden.
Nachteile beim Bezahlen auf Rechnung
Auf der anderen Seite ist die Fehleranfälligkeit beim Bezahlen auf Rechnung höher.
Die Nachteile beim Bezahlen auf Rechnung im Überblick:
- Verspätete Zahlung: Wer länger Zeit hat, kann eine Rechnung schnell mal vergessen und verspätet zahlen. Das kann zu Mahngebühren und verschlechterten Beziehungen zu Lieferanten führen.
- Abhängigkeit von Lieferanten: Oftmals dauert es eine gewisse Zeit bis die Rechnungsstellung erfolgt ist.
- Fehlerhafte Rechnungen: Mögliche Diskrepanzen, Ungenauigkeiten oder Fehler in der Rechnung können verspätet auffallen und die Buchhaltung vor Herausforderungen stellen.
- Manuelle Dateneingabe: Die Daten zur Überweisung der Rechnung müssen individuell eingegeben werden, genauso muss die Rechnung als solche eingescannt und digitalisiert – und die Daten händisch übertragen werden.
Fazit: Bezahlen auf Rechnung für den Beziehungsaufbau
Das Bezahlen auf Rechnung hat durchaus seine Vorteile: Es ermöglicht längere Fristen bei der Zahlung, erlaubt einen direkten Beziehungsaufbau zu Lieferanten und vereinfacht Offline-Transaktionen. Gleichzeitig ist die Methode aber fehleranfälliger und mit mehr manuellem Aufwand verbunden. Das kostet einerseits Zeit und kann andererseits zu Stress mit dem Finanzamt führen.
Virtuelle Kreditkarten punkten bei den Prozessen
Das Ausgabenmanagement in Unternehmen ist heute vielfältiger denn je: Es gibt mehr Rechnungen, mehr Rechnungsabsender außerhalb des Unternehmens, mehr Rechnungsempfänger innerhalb des Unternehmens. Summa summarum: mehr Aufwand für Mitarbeiter, Buchhaltung und Finanzmanagement. Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern nutzen alleine rund 102 Apps – von denen viele kostenpflichtig und mit monatlichen Rechnungen und wiederkehrenden Zahlungen verbunden sind. Oft abonnieren gleich mehrere Teams die gleiche SaaS-Lösung, ohne von den anderen zu wissen.
Genau hier können virtuelle Kreditkarten punkten: Einerseits erlauben sie eine automatisierte monatliche Abbuchung, ohne jede Rechnung erneut manuell überweisen zu müssen. Andererseits erlauben sie einen Echtzeiteinblick in die Ausgaben des Unternehmens. Doppelte Abos fallen schneller auf, nicht mehr notwendige Apps lassen sich einfacher kündigen und zugehörige virtuelle Kreditkarten wieder deaktivieren.
Die Unternehmen behalten ihre Finanzen im Griff. Sie haben Kontrolle über die Ausgaben im Unternehmen, ohne sie mit jedem Mitarbeiter individuell besprechen oder im persönlichen Gespräch freigeben zu müssen. Alles passiert digital, mit wenigen Klicks. Gleichzeitig sind die Mitarbeiter flexibler und erhalten dank vereinfachtem Spesenmanagement schneller ihre Auslagen zurück.
Virtuelle Kreditkarten von Moss
Mit Moss wird das Ausgabenmanagement in Unternehmen digital – die ganzheitliche Software-Lösung wird ein Echtzeittracking der Ausgaben ermöglicht. Sie werden übersichtlich aufbereitet, sodass Unternehmen auf dieser Basis gute Entscheidungen treffen können. Mit Hilfe unterschiedlicher Features wie automatischer Reminder, Ausgabentracker oder Freigaberichtlinien erhalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihr Budget.
Im Fokus des digitalen Ausgabenmanagements stehen dabei die klassischen und virtuellen Mastercard-Kreditkarten, die Mitarbeitern in Unternehmen mehr Freiheiten geben – bei gleichzeitig größtmöglicher Kontrolle durch den Arbeitgeber. Für jede Kreditkarte können individuelle Budgets festgelegt werden, Freigaben für Budgetanfragen oder die Deaktivierung einer Kreditkarte werden mit wenigen Klicks veranlasst. Alle Ausgaben und Daten laufen in Echtzeit in die Software für Ausgabenmanagement ein und schaffen einen Überblick über die Finanzen.
Insbesondere bei wiederkehrenden Zahlungen gibt es viele, sich wiederholende und lästige Aufgaben – virtuelle Kreditkarten helfen hier bei der automatisierten wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen Zahlung. Sie verschaffen Unternehmen einen zeitlichen Vorteil und reduzieren gleichzeitig die Fehleranfälligkeit gegenüber OCR-Scans und händische Weiterverarbeitung der Rechnung.
So können Unternehmen zu jeder Zeit die richtige Entscheidung treffen – und wertvolle Ressourcen einsparen, die statt in repetitive Aufgaben in strategische investiert werden können.
Eine virtuelle Kreditkarte ist eine digitale Version einer physischen Kreditkarte. Sie verfügt über die gleichen Informationen wie Kartennummer, Gültigkeitsdatum und Prüfnummer, jedoch ohne physische Existenz. Virtuelle Kreditkarten können online und an NFC-fähigen Verkaufsstellen genutzt werden, während physische Karten auch in Geschäften ohne NFC verwendet werden können.
Ja, virtuelle Kreditkarten bieten in der Regel eine erhöhte Sicherheit. Dank der Einführung von 3D-Secure und der Möglichkeit, Karten bei Bedarf sofort zu deaktivieren, wird das Risiko von Betrug und Missbrauch reduziert. Virtuelle Karten können auch für einmalige Transaktionen erstellt und danach gelöscht werden, was zusätzlichen Schutz bietet.
Virtuelle Kreditkarten ermöglichen eine bessere Kontrolle und Transparenz der Ausgaben, vereinfachen das Spesenmanagement und reduzieren den administrativen Aufwand. Unternehmen können schnell Karten mit festgelegten Budgets erstellen, Ausgaben in Echtzeit verfolgen und unnötige Abonnements leichter erkennen und kündigen.
Ein Nachteil virtueller Kreditkarten ist die teilweise eingeschränkte Akzeptanz, insbesondere bei kleineren lokalen Geschäften. Zudem sind sie auf die Funktionalität von Smartphones und Smartwatches angewiesen, was bei leerem Akku ein Problem darstellen kann. Es können auch zusätzliche Gebühren anfallen, obwohl diese tendenziell sinken.
