6.000 Belege pro Monat und nur ein Buchhalter: Das Geheimnis hinter Snocks’ schlanken Prozessen

Einfach mal machen, sich trauen. Diese Wendungen fallen immer wieder, als wir mit Snocks-Mitgründer Johannes Kliesch sprechen. Er traute sich, alles auf eine Karte zu setzen und das duale Wirtschaftsstudium hinzuwerfen, um sich mit Snocks voll und ganz auf das eigene Business zu konzentrieren. “Seitdem lief es sehr, sehr gut.”, meint der CEO zufrieden. Doch mit immer neuen Umsatzrekorden wuchs auch das Finanzchaos. Bis der heutige Head of Finance Rehan Choudhry die Finanzen übernahm und aufräumte.

Die Herausforderungen

Von Anfang an seien die Anforderungen an das Finanzteam groß gewesen, sagt Johannes. Bereits im zweiten Monat nach der Gründung von Snocks nahm er gemeinsam mit Cousin Felix Bauer einen Kredit in Höhe von 50.000 Euro auf. “Wir waren sofort gefragt und gefordert.” Das Thema Buchhaltung lag den beiden Cousins aber eher weniger, erinnert sich Johannes. “Ich war darin richtig schlecht und Felix eher mittelgut.”

Wachsendes Business, wachsendes Belegchaos

Mit dem rasanten Wachstum tätigte das Team immer mehr Ausgaben. Neue Ware, IT-Ausstattung, aber auch Marketingkosten – schnell kamen Tausende Transaktionen pro Monat zusammen, die allesamt mit der klassischen Firmenkreditkarte beglichen wurden. Eine schwierige Situation für Johannes, der die Buchhaltung in der Anfangsphase allein verantwortete. “Mein Herz schlug schon damals für Sales und Marketing und weniger für kleinteilige Finanzprozesse.” 

“Viele unterschätzen die möglichen Konsequenzen, wenn ein Jahresabschluss nicht fristgerecht oder unvollständig vorgelegt werden kann.”

Im Laufe der Zeit durchlief die Buchhaltungsfunktion bei Snocks verschiedene Hände im Unternehmen. Und immer häufiger blieb unklar, wer eigentlich welche Bestellungen getätigt hat und wo ist die entsprechenden Belege abgeblieben waren. “Ab einem gewissen Punkt fühlte es sich an wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Das war einer unserer größten Fehler, dass wir das Thema so stiefmütterlich behandelt haben”, sagt Johannes. “Es war das reinste Chaos.”

Als 2019 CFO Rehan Choudhry die Finanzen übernahm, räumte er als erstes die Buchhaltung auf. Eine kleine Mammutaufgabe, wie er heute sagt.  “Als ich meinen ersten Jahresabschluss gemacht habe, hat mir unser Steuerberater 10 DIN-A4-Seiten mit fehlenden Belegen in die Hand gedrückt. Es waren so viele, dass ich die genaue Zahl nur schätzen kann.” Seine ersten Monate bei Snocks waren davon geprägt, Belege herauszusuchen, Ausgaben der Vergangenheit zu klären und zuzuordnen. Ein enormer Zeitaufwand, durch den sich auch der Jahresabschluss verzögerte. “Viele unterschätzen die möglichen Konsequenzen, wenn ein Jahresabschluss nicht fristgerecht oder unvollständig vorgelegt werden kann.” Soweit kam es zum Glück nicht, denn Rehan lieferte.

Die Lösung

Schon bald hatte Rehan ein starkes Finanzteam aufgebaut, dem es gelang,  Belegchaos dauerhaft zu beenden. Mit einem einheitlichen Prozess für alle Ausgaben konnte sichergestellt werden, dass schon im Laufe des Jahres alle wichtigen Finanzdaten digital einfließen. Auf viele zentrale Fragen wollte das Team eine Antwort finden: Wer soll Bestellungen tätigen dürfen? Wer muss sie freigeben? Welcher Ausgaben-Workflow passt zu uns? Und mit welchen Zahlungsmittel sollen Mitarbeiter bezahlen? 

Die traditionelle Firmenkreditkarte hat ausgedient

Johannes erinnert sich bestens an den Tag, als mit Moss die neue Ausgabenlösung eingeführt wurde. Er war gerade im Büro und suchte in seinem Portemonnaie nach der damaligen Firmenkreditkarte – doch sie war verschwunden. Er rätselte, bis sein Mitgründer und Cousin Felix die Situation auflöste und sagte, dass er die Karte einkassiert habe. Eine Begründung lieferte er gleich mit: “Diese ganzen Belege nerven mich so! Hier hast du eine Karte von Moss.” Das war im Februar 2021.

Wachsen, ohne dass die Buchhaltung mitwächst

Seitdem haben sich die Prozesse rund um die Ausgaben spürbar verbessert. Das zeigt sich auch daran, wie schlank die Finanzabteilung von Snocks aufgestellt ist – trotz des enormen Wachstums. “Wir haben wirklich nur eine Person für die Buchhaltung, obwohl wir heute bis zu 6.000 Transaktionen pro Monat haben.”, sagt Rehan. “Ohne Moss bräuchten wir mindestens zwei oder drei Leute, die den ganzen Tag Belege scannen und einreichen.”

“Wir haben endlich eine Lösung gefunden, die genau zu den Bedürfnissen unseres schnell wachsenden E-Commerce passt”. Was sich hingegen bis heute nicht angefunden hat, ist die frühere Firmenkreditkarte. “Wo die abgeblieben ist, weiß keiner hier so ganz genau”, sagt Johannes. “Das macht aber auch nichts, sondern beschreibt ganz gut, wie zufrieden wir mit Moss sind.” Die Karte konnten die Gründer damit getrost endgültig sperren lassen.

“Wir haben wirklich nur eine Person für die Buchhaltung. Ohne Moss bräuchten wir mindestens zwei oder drei Leute.”

Aus Solo-Buchhaltung wurde Teamwork 

Das Tolle sei, dass man einen Großteil der Buchhaltung aufs Team verteilen könne, so Johannes. Jeder im Team hat jetzt eigene Kreditkarten und kann die Belege einfach abfotografieren oder per Mail weiterleiten. Alle Mitarbeiter sind selbst verantwortlich für ihre Bestellungen und reichen ihre Belege bequem über Moss ein. Und die Buchhaltung hat alle Daten digital an einem Ort. Zum Ende des Monats würden alle Belege automatisch an den Steuerberater übermittelt. So ist Snocks auf den Jahresabschluss 2021 deutlich besser vorbereitet als in der Vergangenheit. Und das obwohl die Anzahl an Belegen inzwischen auf 4000 bis 6000 pro Monat angewachsen ist.  

Dass Rechnungen heute nur noch selten abhanden kommen, dafür sorgt auch die Erinnerungsfunktion in Moss. “Bei uns gibt es jeden Montag einen freundlichen Reminder in Slack”, erzählt Rehan. “Dort sieht man genau, wer seine Belege noch nicht eingereicht hat und bis wann sie gebraucht werden. Das ist unsere ‘Wall of Shame’. Das läuft einfach automatisch und vereinfacht unsere Arbeit.” 

Ein Stück Freiheit für die Hosentasche

Nicht nur für die Buchhaltung schätzen die beiden ihre Ausgabenlösung. Auch  die Mitarbeiter werden zusätzlich motiviert. Bei Snocks tut man viel dafür ein moderner Arbeitgeber zu sein, der allen Teammitgliedern ein Leben voller Freiheiten ermöglicht. “Wir haben mit Moss die Möglichkeit, jedem ein Stück Freiheit in die Hand zu geben – ob in physischer oder virtueller Form. Es schafft Zugehörigkeit, wenn du deine eigene Firmenkreditkarte im Portemonnaie oder auf dem Screen hast.” Niemand bei Snocks muss heute nachfragen, ob er sich zum Beispiel ein Zugticket oder ein Software-Abo bestellen darf. Jeder kann bis zu einen gewissen Betrag über Ausgaben selbst entscheiden. “Das ist eine tolle Freiheit, die wir unsere Leuten auch in Zukunft ermöglichen wollen.”