Concurreren met Moss: hoe Dornbach de digitale transformatie beheerst

DORNBACH is een van de toonaangevende, door de eigenaar geleide Duitse accountants-, belasting-, bedrijfs- en juridische adviesbureaus. Het bedrijf is opgericht in 1954 en werkt met een holistische en oplossingsgerichte adviesaanpak - zowel nationaal als internationaal. 

De experts van DORNBACH werken al succesvol samen met hun klanten op het Moss platform. Het bedrijf is onlangs toegetreden tot het Moss partnernetwerk en profiteert van exclusieve voordelen zoals gezamenlijke marketingcampagnes en een op maat gemaakt commissiemodel. Regelmatige exclusieve opleidingen maken ook deel uit van het programma. Wij spraken met DORNBACH partners Udo Bork en Eduard Bart over hun dagelijkse uitdagingen en leerden hoe Moss de weg naar digitale transformatie plaveide. 

Opgericht: 1954
Locatie: Koblenz (en 20 andere locaties)
Werknemers: 500+

Uitdagingen:

• Uitgebreid beheer van kredietkaarten
• De digitale transformatie op concurrerende wijze onder de knie krijgen
• Aantrekkelijk zijn voor huidige en toekomstige werknemers
  

Oplossingen:

• Tijdsbesparing voor kredietkaarttransacties
• Efficiënter beheer van ontvangsten
• Moderne werkomgeving motiveert werknemers
  

De uitdagingen

Gedigitaliseerde processen in de financiële en fiscale sector betekenen niet automatisch productievere of eenvoudigere processen. DORNBACH heeft deze ervaring meerdere malen moeten meemaken en is op zoek gegaan naar een meer omvattende oplossing. De markt voor financiën en belastingen is voortdurend in beweging. Het handmatig boeken van transacties is tijdrovend en niet erg geliefd bij de belastingadviseurs en accountants van DORNBACH. Tegelijkertijd zijn er steeds meer instrumenten ontwikkeld om afzonderlijke handmatige processen te digitaliseren. Wat lange tijd ontbrak: een platform dat verschillende processen tegelijk digitaliseert en automatiseert.

De strijd met credit card rekeningen

Steeds meer betalingen worden tegenwoordig met creditcards verricht. Wat van buitenaf een eenvoudig proces lijkt, kan echter een bijzondere boekhoudkundige uitdaging vormen. Wanneer belastingadviseurs lange lijsten met transacties ontvangen, wordt het toewijzen en boeken al snel zeer tijdrovend. Ook het documentenbeheer en de aansluiting met de OPOS-lijst mogen niet worden onderschat. Ook vaak een tijdvreter: oorspronkelijke betalingen met vreemde valuta die later in euro worden verrekend. 

Concurrerend met digitale processen

Veel te vaak bereikten de klassieke schoenendozen vol kwitanties nog DORNBACH. Pendeldossiers maakten ook deel uit van de dagelijkse gang van zaken en vertraagden de processen. Maar hoe communiceer je aan klanten dat een procedurele verandering nodig is? In feite werd deze taak voor DORNBACH een dagelijkse uitdaging. Bovendien heeft DATEV zijn eigen oplossingen voor dit probleem ingevoerd. Met DATEV Unternehmen online is er een interface waarin ondernemingen hun bonnen digitaal ter beschikking stellen aan de belastingadviseur en aan DORNBACH. Partner Eduard Bart zegt: "Ondanks deze eerste digitale boekhoudkundige stappen moest DORNBACH vaak handmatig nabewerken, wat onnodig veel tijd kostte. Wij hadden deze tijd liever geïnvesteerd in bedrijfsontwikkeling of klantenadvies."

Er is aan alle kanten gebrek aan geschoolde arbeidskrachten

De arbeidsmarkt is zeer concurrerend, vooral in de belastingsector. DORNBACH voelt hier ook de gevolgen van. Het gebrek aan geschoolde arbeidskrachten remt de groei af. Maar het wordt steeds moeilijker om het bedrijf als een aantrekkelijke werkgever te positioneren. Vooral omdat de concurrentie gebruik maakt van digitale media en zich op een zeer zichtbare manier presenteert op sociale media. Maar de grotere hefboom waren de digitale processen, waar de concurrenten een beslissende stap voor lagen. Papieren processen worden vaak als achterhaald beschouwd en trekken nauwelijks jonge aanwervingen aan. De moderne belastingprofessional wil geen afzonderlijke transacties boeken of dozen met bonnetjes doornemen. Professionals willen tegenwoordig zo efficiënt mogelijk met hun tijd omgaan en vervelend, eentonig werk vermijden. Ook de thema's thuiswerk en flexibele werktijden worden steeds belangrijker. 

De oplossing

Het zoeken naar moderne en intelligente oplossingen voor alledaagse problemen houdt DORNBACH al lange tijd bezig. Het bedrijf testte verschillende producten om processen te automatiseren, maar was nooit helemaal tevreden. DORNBACH kwam Moss toevallig tegen: Een klant wilde het product gebruiken en nodigde de vertegenwoordigers van het bedrijf uit voor een onboarding-afspraak zonder verdere omhaal. Udo Bork was volledig overtuigd: "Met Moss hebben we eindelijk een oplossing gevonden die al onze problemen oplost. Voor ons is het platform een essentieel onderdeel van het digitale adviesconcept en onze digitaliseringsstrategie".

"Dankzij Moss hebben we onze processen kunnen stroomlijnen en de samenwerking met onze klanten naar een nieuw niveau kunnen tillen."

‍

Samenwerking op maat

Vanaf de eerste afspraak werd het DORNBACH duidelijk dat het team van Moss zeer geïnteresseerd was in productfeedback. Er werd voldaan aan de eis om een product te vinden met een intuïtieve gebruikerservaring en om processen te vereenvoudigen zonder grote veranderingen. Tijdens vervolgbijeenkomsten werd de feedback van DORNBACH in de productontwikkeling verwerkt. In het dagelijkse werk ondersteunen een persoonlijke Moss-partnermanager en een competent team de uitvoering. Dit betekende dat er voor DORNBACH nauwelijks extra werk was. De klantenondersteuning van Moss behandelde alle vragen en zorgen van de klanten. 

"In de tussentijd zou geen van onze klanten zonder het Moss-platform willen. Ik denk dat dat voor zichzelf spreekt. We kunnen met zekerheid zeggen dat Moss de beste oplossing is voor holistisch financieel beheer op de Duitse markt."

OPOS-lijsten adé

Met de fysieke en virtuele kredietkaarten van Moss heeft DORNBACH aanzienlijk meer mogelijkheden dan met de tot nu toe door de huisbank gebruikte kredietkaart. Een willekeurig aantal kaarten kan worden aangemaakt. De verrichtingen worden afzonderlijk geboekt en rechtstreeks gekoppeld aan de bijbehorende ontvangsten. Zo kan DORNBACH er werkelijk op toezien, dat geen enkele boeking zonder kwitantie plaatsvindt, zonder zich door stapels kwitanties en afschriften te hoeven worstelen. Dankzij de intelligente voorboekhouding zijn alle relevante posten al geregistreerd. Handmatig nabewerken is nauwelijks meer nodig. 

"Door Moss op deze manier te gebruiken, besparen we tot vier uur per maand op het boeken van creditcardtransacties."

Digitaliseren is eigenlijk heel eenvoudig 

Wat vroeger manueel moest gebeuren, is nu met Moss geautomatiseerd en gebeurt snel. Aan het einde van de maand ontvangt DORNBACH alle boekhoud-relevante gegevens voorgeboekt en centraal op één platform. De samenwerking met de cliënten verloopt ongecompliceerd via het gezamenlijk gebruikte Moss-platform en bespaart beide partijen maandelijks enkele uren werk. Bijzonder verheugend voor DORNBACH: Elke medewerker bij de klant is betrokken bij de boekhouding. 

De goedkeuringen kunnen ook gemakkelijk vanuit Moss worden gecontroleerd en de voorboeking van de documenten werkt volledig automatisch dankzij de OCR-technologie. Dit betekent dat de medewerkers van DORNBACH niet langer actief zijn, maar de touwtjes in handen hebben. En het probleem van geschoold personeel lost zich ook langzaam op. Met de overstap naar Moss positioneert DORNBACH zich als moderne werkgever. De digitale samenwerking met cliënten en de automatisering van ingesleten processen trekken junior medewerkers aan die de digitale transformatie in de belastingsector actief willen aansturen.

Efficiëntie loont merkbaar 

Met Moss kan DORNBACH haar klanten beter van dienst zijn - zonder concessies te doen aan de kwaliteit. In één oogopslag kunt u zien welke cliënten nog ontbrekende documenten hebben. De verantwoordelijke werknemers ontvangen automatische aanmaningen rechtstreeks van Moss. Uiteindelijk biedt DORNBACH zijn klanten dezelfde service als voorheen. 

Met de nieuw gewonnen tijd kan het team zich nu richten op de adviesdiensten met een hogere omzet. De omschakeling werpt nu al economische vruchten af: De vergoeding per uur zou naar boven kunnen worden bijgesteld, zodat met hetzelfde aantal personeelsleden meer mandaten kunnen worden aangenomen. Udo Bork bevestigt: "Dankzij Moss is niet alleen ons werk eenvoudiger geworden. We zijn er ook in geslaagd onze omzet te verhogen - met behoud van dezelfde kwaliteit van dienstverlening aan onze klanten".

Waarom klanten en werknemers Moss waarderen

Moss maakt nu deel uit van het adviesconcept van DORNBACH voor nieuwe cliënten. Nieuwe klanten gebruiken Moss om samen van de voordelen te profiteren. Dit maakt het werk aan beide kanten gemakkelijker. Udo Bork meldt gelukkig dat men zich nu geen zorgen meer hoeft te maken over nieuw bloed:

"Onze oriëntatie als digitaal advocatenkantoor ziet er zeer aantrekkelijk uit op de arbeidsmarkt voor belastingadviseurs en belastingklerken."

Dit houdt rechtstreeks verband met de uitvoering van Moss. Jonge professionals willen niet langer manueel boekingen doen of pagina's creditcardafschriften doorworstelen om de juiste transactie te vinden. Zij zijn uitdrukkelijk op zoek naar advocatenkantoren die een moderne werkomgeving met digitale oplossingen bieden. Met het partnerschap tussen DORNBACH en Moss is een dergelijke omgeving nu aanwezig. 

• Alle informatie over het Moss Partnership Programma is te vinden op de Moss Partnership pagina.