Neu in Moss: Ganzheitliches Rechnungsmanagement und Freigaberichtlinien

• Mit dem neuen Rechnungsmanagement lässt sich der gesamte Rechnungsprozess direkt in Moss abbilden – von der automatisierten Erfassung über die Freigabe bis zur Zahlungsvorbereitung.
• Freigaberichtlinien für Rechnungen und Karten sorgen dabei für mehr Kontrolle und Transparenz beim Ausgabenmanagement.
  

Nur neun Prozent aller Finanzabteilungen haben automatisierte Prozesse für Eingangsrechnungen und Freigaben – 14 Prozent wickeln diese Prozesse sogar noch komplett manuell ab. Nicht nur deshalb planen mehr als 70 Prozent der Finanzabteilungen, ihre Prozesse weiter zu automatisieren.

Deshalb freuen wir uns besonders, heute zwei neue Funktionen vorzustellen, die Unternehmen dabei helfen, ihre Rechnungs- und Freigabeprozesse einfach und digital in Moss abzuwickeln. 

Produktmanager Gustaf Dahlbäck, dessen Team in den letzten Monaten an dieser Funktion gearbeitet hat, meint:

"Während der stetigen Weiterentwicklung unseres Produkt und in unseren Gesprächen mit Kunden und Beta-Testern haben wir vor allem eines gelernt: Software und Tools zur Automatisierung müssen sich an bestehende Strukturen anpassen können. Es gibt nicht die eine universelle Lösung, die zu allen Unternehmen passt. Nur durch die ständige Anpassungen lassen sich für manuelle Prozesse langfristig automatisieren."

NEU: Rechnungsmanagement bei Moss 

Alle Rechnungen digital verwalten: Mit Rechnungsmanagement geht Moss einen weiteren großen Schritt zur Plattform für ganzheitliches Finanzmanagement. Ab sofort wird der gesamte Rechnungsprozess von der Erfassung, Prüfung und Freigabe bis hin zur Zahlung und Weitergabe an die Buchhaltung bequem in Moss abgewickelt werden. Über ihren Moss Account reichen Mitarbeiter ihre Rechnungen digital ein, sodass alle Dokumente übersichtlich und GoBD-konform an einem Ort erfasst sind. Intelligentes OCR-Scanning liest alle relevanten Daten aus und erfasst sie automatisch im System. Im Anschluss wird die Rechnung von den Budgetverantwortlichen geprüft, freigeben und bezahlt – entweder direkt über ein ERP-System oder per SEPA-Zahlungsdatei. 

Eingangsrechnungen digitalisieren, Überblick gewinnen

Finanzabteilungen, aber auch Mitarbeiter haben mehrere Möglichkeiten, um Eingangsrechnungen hochzuladen – entweder direkt über ihren Zugang in der Moss Web App oder per E-Mail an das persönliche Rechnungspostfach.

Rechnungen prüfen und per Klick freigeben

Der größte Zeitfresser im Rechnungsmanagement sind oft undurchsichtige Freigabeprozesse – sowohl für Mitarbeiter als auch für die Finanzabteilung. Mit der Möglichkeit, individuelle Freigaberichtlinien, unternehmensweit oder für Teams festzulegen, können Freigaben auf relevante Personen aufgeteilt werden.

Digitale Zahlungsvorbereitung

Sobald die Rechnung geprüft und freigegeben wurde, kann sie in Moss exportiert entweder direkt in ein ERP-System wie z. B. DATEV zur Zahlung exportiert werden. Alternativ kann aber auch eine SEPA-Datei erstellt werden, welche direkt im Online-Banking hochgeladen werden kann, um die ausgewählten Rechnungen per Sammelüberweisung zu bezahlen.

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Mehr Informationen über Rechnungsmanagement in Moss gibt es in unserem Help Centre und auf dieser Seite und natürlich auch direkt in der Moss Web App.

Neu: Freigaberichtlinien in Moss

Mit Freigaberichtlinien können direkt in Moss eigene Freigabeprozesse definiert werden: Egal ob unternehmensweite Richtlinien mit mehrstufigen Freigaben für verschiedene Beträge oder Richtlinien für einzelne Teams.

Beispiel für eine Freigaberichtlinie

Freigaberichtlinien und Freigaberegeln 

Grundsätzlich gilt: Eine Freigaberichtlinie besteht aus einer oder mehreren Freigaberegeln. Jede Freigaberegel legt dabei einen Schwellenwert fest, ab dem ausgewählte Freigaben erforderlich sind.

Für jede Freigaberegel können eine oder mehrere benötigte Freigaben festgelegt werden. In diesem Beispiel müssen Anfragen oder Rechnungen über 1.000,00 € von zwei Team-Leads genehmigt werden.

Freigaberegeln für einzelne oder alle Teams

Auch für Teams können eigene Freigaberegeln erstellt werden, diese ersetzen die bisherigen Genehmigungslimits in den Team-Einstellungen.

Mehr Informationen zu den neuen Freigaberichtlinien gibt es in unserem Help Centre und auf dieser Seite.

Weitere Neuerungen im August

Neben dem neuen Rechnungsmanagement und Freigaberichtlinien gibt es ebenfalls eine Reihe von Verbesserungen und Neuerungen:

Neu auf der Startseite: Ausgabenübersicht

Mit der neuen Ausgabenübersicht können aktuelle und voraussichtliche Unternehmensausgaben ganz einfach im Blick behalten werden – sowohl monatlich als auch täglich.

Weitere Verbesserungen

• Neue Rollen: Externe und interne Buchhalter
• Externe Buchhalter haben ausschließlich Zugriff auf die Buchhaltungskonfiguration und können Transaktionen exportieren
• Rollen von Teammitgliedern können einfach geändert werden 
• Mehrere Kategorien anlegen oder importieren mit dem neuen Bulk-Import
• Admins können hinterlegte Telefonnummern von Teammitgliedern ändern