Een oprichter voor oprichters: hoe start-ups hun financiële ruimte versterken

Toen Sebastian Janus 17 was, richtte hij zijn eerste e-commerce op. Toen hij midden twintig was, werd hij CFO van Footlocker Europe. Vandaag adviseert Sebastian met succes andere oprichters met zijn adviesbureau ScaleupLab. In het interview onthult hij hoe veel oprichters hun leven onnodig moeilijk maken. En hoe startende bedrijven hun financiële afdeling het best kunnen opzetten.

Sebastian, je was CFO van een groot bedrijf. Vandaag adviseer je start-ups als interim CFO. Wat is het grootste verschil in je ogen? 

In concerns is de functie van de CFO vaak beperkt tot de boekhouding. Als CFO van een start-up denkt en handelt de CFO veel meer als een ondernemer - en beïnvloedt hij de strategische richting van het bedrijf. Dit is een van de redenen waarom ik jaren geleden besloot terug te keren naar de kant van de start-up - om mijn ervaring te delen met andere oprichters.

ScaleupLab biedt start-ups een dienst aan genaamd CFO-as-a-Service? Wat houdt het in en waarom kiezen cliënten ervoor?

In het begin houden oprichters zich meestal bezig met verschillende operationele gebieden - waaronder het financiële gebied. Vaak wordt de rol van CFO ook uitbesteed aan belastingkantoren. Maar de vroege aanstelling van een CFO kan van cruciaal belang zijn voor het succes van de onderneming. Met ScalupLab bieden we de CFO-functie aan voor een afgesproken periode en stimuleren we de onderwerpen financiën, business model en schaalvergroting - onder het credo "By founders for founders".

Hoe kunt u zich het dagelijkse leven van een CFO-as-a-Service bij jonge start-ups voorstellen?

In principe hangt het natuurlijk af van het bedrijfsmodel en de beschikbare middelen. Het takenpakket omvat het toezicht op de uitgaven en de liquiditeiten, de verantwoordelijkheid voor de controle, de prognoses en de verslaglegging, tot en met de boekhouding en de belastingen. Wat een CFO in de beginfase natuurlijk voortdurend bezighoudt, is zorgen voor voldoende kapitaal om groei te stimuleren.

Welke tips geeft u aan oprichters waarvan de start-up zich nog in een vroege fase bevindt? 

Intelligente financiële processen maken het werk voor oprichters eenvoudiger. Vooral als zij geen toegewijde financiële experts zijn. Het is nuttig om cruciale systemen in een vroeg stadium te automatiseren en bijvoorbeeld boekhoudsoftware en facturenbeheer met elkaar te synchroniseren. 

Er zijn veel punten die in het begin niet op de radar staan: zo kunnen typische opstartkosten zoals marketing, licentiekosten en software-abonnementen alleen met een creditcard worden betaald. Dit leidt ertoe dat de oprichters in het begin de uitgaven dekken met hun privé-kaarten, met persoonlijke aansprakelijkheid. Tegenwoordig is daar een betere oplossing voor met Moss, bijvoorbeeld.

Hoe verandert de rol van de CFO in startende ondernemingen in een latere fase?

Met elke groeifase wordt het belangrijker om na te denken over een goede opzet: Wie is verantwoordelijk voor welke uitgaven en welk budget? Hoe zien de goedkeuringsprocedures eruit? Hoe organiseer ik alles zo efficiënt mogelijk? Hoe langer u wacht, hoe meer administratieve rompslomp u boven het hoofd groeit.

Voor dergelijke zaken zijn er nu digitale hulpmiddelen zoals Moss die uitgaven en budgetten in real time traceerbaar maken. Ook goedkeuringsprocessen kunnen digitaal in kaart worden gebracht en vereenvoudigd. Dit is ideaal voor snelgroeiende bedrijven. Omdat hulpmiddelen zoals Moss schaalvergroting vergemakkelijken door de administratieve last te verlichten die anders met groei gepaard gaat.

U beschrijft uzelf als een organisatiefreak - welke processen maken het leven van starters in de financiële sector onnodig moeilijk?

In 2021 is Excel nog steeds het meest gebruikte instrument voor uitgavenbeheer. Meestal ziet het er zo uit: De CFO zet een hoofdspreadsheet op en een werknemer verzamelt daarin alle transactiegegevens. Het document wordt vervolgens naar de belastingadviseur gestuurd of de gegevens worden nauwgezet in DATEV ingevoerd. Dit kost de CFO ook tijd en zenuwen. In een startende onderneming moet de CFO zich richten op belangrijkere zaken zoals fondsenwerving.

Welke aanpak raadt u startende ondernemingen aan in plaats daarvan te kiezen?

Idealiter creëren start-ups een digitaal controlecentrum voor hun CFO - vergelijkbaar met een cockpit voor een piloot. De belangrijkste processen lopen op de automatische piloot. Alle uitgaven zijn in één oogopslag zichtbaar. En de CFO kan de systemen op elk moment bijstellen. 

Een dergelijke opzet maakt het voor start-ups veel gemakkelijker om de financiën te beheren en zich te concentreren op de strategische doelen van de start-up of scale-up. Dit is precies wat SaaS-applicaties zoals Moss vandaag mogelijk maken en startende ondernemers een goede oplossing bieden.

Meer over Sebastian Janus

Interim CFO, oprichter en gepassioneerd ondernemer: Naast het adviesbureau ScaleupLab, heeft Sebastian ook het platform Startup & Tools opgericht. Met Diversity Wiki zet hij zich ook in voor inclusie en diversiteit. Samen met zijn vrouw Olivia Janus richtte hij de start-up Beautyself op en neemt daar de functie van CFO op zich.