Ein Gründer für Gründer: So stärken Start-ups ihren Finanzbereich

Mit 17 Jahren gründete Sebastian Janus sein erstes E-Commerce. Mit Mitte 20 wurde er CFO von Footlocker Europe. Heute berät Sebastian erfolgreich andere Gründerinnen und Gründer mit seinem Beratungsunternehmen ScaleupLab. Im Interview verrät er, womit sich viele Gründer:innen das Leben unnötig schwer machen. Und wie Start-ups ihre Finanzabteilung bestmöglich aufstellen.

Sebastian, du warst CFO eines großen Konzerns. Heute berätst du Start-ups als Interim-CFO. Welcher ist in deinen Augen der größte Unterschied? 

In Konzernen beschränkt sich die Funktion des CFO häufig aufs Accounting. Als Start-up-CFO denkt und handelt der CFO viel stärker als Unternehmer — und beeinflusst die strategische Ausrichtung der Company. Das ist unter anderem auch der Grund, warum ich mich vor Jahren entschieden habe, wieder auf Gründerseite zu wechseln - um meine Erfahrung mit anderen Gründer:innen zu teilen.

ScaleupLab bietet Start-ups eine Dienstleistung namens CFO-as-a-Service? Was bedeutet das und warum entscheiden sich Kunden dafür?

Gründerinnen und Gründer betreuen anfangs meist mehrere Bereiche operativ — auch den Finanzbereich. Oft wird die CFO-Rolle auch an Steuerbüros outgesourct. Doch die frühe Besetzung eines CFO kann für den Erfolg des Unternehmens entscheidend sein. Mit ScalupLab bieten wir die Funktion des CFO für einen vereinbarten Zeitraum an und pushen die Themen Finanzen, Geschäftsmodell und Skalierung — unter dem Credo „Von Gründern für Gründer“.

Wie kann man sich den Alltag eines CFO-as-a-Service bei jungen Start-ups vorstellen?

Grundsätzlich hängt das natürlich vom Geschäftsmodell und den vorhandenen Ressourcen ab. Zum Aufgabenspektrum gehört es, Ausgaben und Liquidität zu überwachen, das Controlling zu verantworten, das Forecasting und Reporting bis hin zur Buchführung und Steuer. Was einen CFO in der frühen Phase natürlich ständig umtreibt, ist ausreichend Kapital sicherzustellen, um das Wachstum voranzutreiben.

Welche Tipps gibst du Gründern, dessen Start-up sich noch in einer frühen Phase befindet? 

Intelligente Finanzprozesse machen Gründern die Arbeit leichter. Insbesondere wenn sie keine dezidierten Finanzexperten sind. Hilfreich ist es, entscheidende Systeme frühzeitig zu automatisieren und zum Beispiel die Buchhaltungssoftware und das Rechnungsmanagement miteinander zu synchronisieren. 

Es gibt viele Punkte, die man am Anfang nicht auf dem Schirm hat: So lassen sich typische Start-up-Ausgaben wie Marketing, Lizenzgebühren und Software-Abonnements nur mit Kreditkarte zahlen. Das führt dazu, dass Gründerinnen und Gründer die Ausgaben anfangs mit den privaten Karten bestreiten, mit persönlicher Haftung. Dafür gibt es zum Beispiel mit Moss heute eine bessere Lösung.

Wie ändert sich die Rolle des CFO bei Start-ups in späteren Phasen?

Mit jeder Wachstumsphase wird es wichtiger, sich Gedanken über ein ordentliches Set-up machen: Wer verantwortet welche Ausgaben und welches Budget? Wie sehen die Genehmigungsprozesse aus? Wie gestalte ich alles möglichst effizient? Je länger man wartet, desto stärker wächst einem der administrative Aufwand über den Kopf.

Für solche Dinge gibt es heute digitale Tools wie Moss, die Ausgaben und Budgets in Echtzeit nachvollziehbar machen. Auch Genehmigungsprozesse lassen sich digital abbilden und vereinfachen. Das ist ideal für schnell wachsende Unternehmen. Denn Tools wie Moss erleichtern die Skalierung, indem sie den administrativen Aufwand abfedern, der sonst mit dem Wachstum einhergeht.

Du beschreibst dich selbst als Organisationsfreak — mit welchen Prozessen machen sich Start-ups das Leben im Finanzbereich unnötig schwer?

Im Jahr 2021 heißt das meistgenutzte Tool für das Ausgabenmanagement immer noch Excel. Das sieht meistens so aus: Der CFO setzt ein Master-Spreadsheet auf und ein Mitarbeiter sammelt darin alle Transaktionsdaten. Das Dokument geht dann entweder an den Steuerberater oder man pflegt die Daten mühsam in DATEV ein. Das kostet auch den CFO Zeit und Nerven. Dabei sollte dessen Fokus in einem Start-up bei wichtigeren Themen wie dem Fundraising liegen.

Welches Vorgehen empfiehlst du Startups stattdessen?

Im Idealfall schaffen Start-ups eine digitale Schaltzentrale für ihren CFO — vergleichbar mit einem Cockpit für einen Piloten. Die wichtigsten Prozesse laufen auf Autopilot. Alle Ausgaben sind auf einen Blick sichtbar. Und der CFO kann die Systeme jederzeit feinjustieren. 

Eine solches Set-up vereinfacht es Start-ups erheblich, die Finanzen zu managen und sich auf die strategischen Ziele des Start-ups oder Scale-ups zu konzentrieren.  Genau das ermöglichen SaaS-Anwendungen wie Moss heute und bieten so Start-up-Gründern eine gute Lösung an.‍

Mehr über Sebastian Janus‍

Interim-CFO, Gründer und leidenschaftlicher Unternehmer: Neben dem Beratungsunternehmen ScaleupLab gründete Sebastian auch die Plattform Startup & Tools. Mit Diversity Wiki engagiert er sich außerdem für Inklusion und Diversität. Gemeinsam mit seiner Frau Olivia Janus gründete er das Start-up Beautyself und übernimmt dort die Position des CFO.