Budgetoptimierung mit Moss: Wie Hasty dank neuer Einblicke effizienter wirtschaftet

Dass es in jungen Unternehmen oft etwas chaotisch zugeht, ist weitestgehend bekannt. Kaum ist die Firma den Kinderschuhen entsprungen, beginnt die Wachstumskurve steil anzusteigen. Bestehende Prozesse und Übergangslösungen genügen dann nicht mehr, um mit den steigenden Anforderungen Schritt zu halten. So erging es auch dem Berliner Tech-Start-up Hasty beim Ausgabenmanagement. Lisa Wäntig, Head of Operations bei Hasty, verrät, wie das Unternehmen mit Moss den Überblick zurückerlangt hat und mit neu gewonnenen Insights seine Budgetplanung optimierte.

Die Herausforderungen

Wie in vielen Start-ups kümmerten sich auch bei Hasty zunächst die Gründer um alle Finanzangelegenheiten – trotz einer To-do-Liste, die auch ohne die täglichen Aufgaben des Ausgabenmanagements lang genug war. Schließlich kam Lisa als “One-Woman-Finanzteam” an Bord und begann, die Buchhaltung von Grund auf zu organisieren. Dabei setzte die Firma noch ganz klassisch auf zwei Firmenkreditkarten einer traditionellen Bank. Das einzig digitale Tool: Die Onlinebanking-Funktion der Hausbank. “Wenn man anfängt als Firma und noch nicht so viele Expenses hat, mit denen man jonglieren muss – meistens arbeitet man dann mit den Basics”, erinnert sich Lisa. Und fügt hinzu: “Das war schon eine kleine Katastrophe”.

Der Überblick geht verloren

Während die etablierte Kreditkartenlösung im kleinen Team noch recht praktikabel erschien, stellten sich mit dem schnellen Wachstum des Tech-Start-ups zunehmend Probleme in der Ausgabenverwaltung ein. Für das Finanzteam wurde es stetig schwieriger, nachzuvollziehen, welche Zahlungen in welchen Teams getätigt wurden – und vor allem, wie viel bereits ausgegeben wurde. “Dann kommt irgendjemand mit einer Rechnung und man muss versuchen, das irgendwie in die Buchhaltung einfließen zu lassen”, beschreibt Lisa den unstrukturierten Prozess, in dem sich viele junge Unternehmen wiedererkennen dürften.

Je mehr Mitglieder zum Hasty-Team dazustießen, desto mehr manuelle Arbeit verursachte das Ausgabenmanagement für Lisa – insbesondere am Ende des Monats: “Es war einfach wahnsinnig anstrengend für unsere Buchhalter, den Leuten wegen der Rechnungen hinterherzurennen.” 

Die zentrale Organisation der Finanzen stellte das Team zudem vor das Problem, alle getätigten Ausgaben im Blick zu behalten. Hierfür hätte es wöchentliche Budget-Meetings benötigt. Wegen des hohen Zeitaufwands verzichtete Hasty jedoch meist darauf, wie viele junge Unternehmen. Die Folge: Vollständige Einblicke in Budgets und ein Überblick über die Kosten gab es erst mit dem Monatsabschluss, wenn alle Ausgaben bereits getätigt waren. So wurde es für Lisa unmöglich, Budgets direkt festzulegen, bei Bedarf anzupassen und an die Teams zu kommunizieren. Das interne Budget wurde zu einem großen Fragezeichen.

Wenn schon kleine Zahlungen zur Last werden

Durch den mangelnden Durchblick und die unstrukturierten Ausgabeprozesse stellten schließlich bereits kleine Zahlungen eine enorme Belastung für das Hasty-Team dar. Schon das Auffinden der Person mit der physischen Kreditkarte wurde zu einem zeitintensiven Unterfangen, ganz zu schweigen von der Genehmigung einzelner Zahlungen. “Das heißt: selbst kleinere Entscheidungen zu treffen, wie ‘Kann ich etwas für mein Team bestellen oder nicht?’, war nicht so einfach”, erzählt Lisa.

Das Problem: Der fehlende Budget-Überblick beim Finanzteam sorgte auch in den Teams für Unsicherheit darüber, welche Mittel für Ausgaben zur Verfügung standen. So mangelte es den Teammitgliedern an Bewegungsfreiraum – die Freiheit, selbst Entscheidungen über Ausgaben zu treffen, ging verloren. “Stell dir vor, wir müssen T-Shirts drucken”, beschreibt Lisa eines der vielen Beispiele. “Dann stellt sich unser Marketing Manager natürlich die Frage: Wie bezahle ich das jetzt? Wenn das privat gezahlt wird und über Entschädigungen läuft, ist das ein wahnsinniger Mehraufwand.”

Kurzum: Mit dem Wachstum des Teams verlor Hasty zunehmend den Überblick über seine Ausgaben und Budgets. So stand das Unternehmen schließlich vor der Frage: “Wie viel können wir eigentlich gerade ausgeben?”. Diese Unsicherheit sorgte dafür, dass jede Zahlung mit zusätzlichen Nachfragen verbunden war und selbst kleine Ausgaben einen immensen Mehraufwand für das Team bedeutet haben.

Die Lösung

Im Oktober 2020 entschied Hasty sich schließlich, das Ausgabenmanagement zu automatisieren und probierte dabei zunächst Moss als digitale Lösung aus. Der positive Effekt war sofort spürbar: “Wir haben Moss erst einmal ausprobiert und mit einem Mal sofort festgestellt, wofür wir alles Geld ausgeben. Zweitens konnten wir feststellen, wer wie viel Geld ausgibt”, schwärmt Lisa. Die Insights, die der Tech-Firma zuvor gefehlt hatten, waren nun übersichtlich an einem Ort verfügbar und ebneten den Weg für eine effizientere Ausgabenverwaltung mit optimierten Budgets.

Mehr Kontrolle ermöglicht größere Freiheiten fürs Team

Nach dem raketenhaften Start mit Moss begann Lisa, die alten Firmenkreditkarten gegen immer mehr physische und virtuelle Kreditkarten von Moss auszutauschen. Der intuitive und einfache Umgang mit dem Tool begeisterte sie sofort. Insbesondere der schnelle und unbegrenzte Zugriff auf die virtuellen Mastercard-Karten sorgte dafür, dass “Kollegen die Freiheit haben, ihre eigene Karte zu bekommen, ohne, dass da viel Papierkram oder viel Arbeit hintersteckt. Das geht mit zwei Klicks und schon haben sie ihre eigene Karte.” 

Dass die Karten sich aber auch genauso schnell wieder einfrieren ließen, wenn sie nicht mehr gebraucht wurden, erlaubte Lisa zusätzliche Kontrolle über die Mitarbeiterausgaben: “Wir können sofort sagen “Dafür geben wir jetzt kein Geld mehr aus” und die Karte runternehmen. [...] Dann ist sie auch mit zwei Klicks wieder weg, wenn sie nicht mehr gebraucht wird.” Ein Prozess, der bei traditionellen Banken oft vier bis sechs Wochen Wartezeit in Anspruch nehmen kann.

"Moss hat es möglich gemacht, dass wir mit einem Mal sofort sehen, welches Team wie viel Budget im Monat überhaupt zur Verfügung hat.”

So kann bei Hasty jeder, vom CMO bis zum Praktikanten, einfach Ausgaben mit den virtuellen Kreditkarten von Moss tätigen, während Lisa die volle Übersicht über alle Ausgaben behält. Sogar das Onboarding neuer Mitarbeiter hat sich dadurch vereinfacht, dass jedes Teammitglied schnell und einfach Zugriff auf individuelle Kreditkarten erhalten kann. “Es ist einfach ein schönes Gefühl, nicht alles erst von oben erfragen zu müssen.”

Budgets mit Weitsicht planen und gelassen in die Zukunft blicken

Einblicke in die aktuelle Ausgaben- und Kostensituation gibt es für Lisa nun nicht mehr erst zum Monatsende, sondern täglich. Jeden Morgen verschafft sie sich als Head of Operations in Moss einen Überblick und kontrolliert, ob alle “on track” sind. So erhält sie wichtige Insights sofort und kann Budgets in Echtzeit optimieren. Sollte ein Team oberhalb des kalkulierten Budgets liegen, können Gründe und möglicher Anpassungsbedarf unmittelbar bei einem Kaffee besprochen und Ausgabenlimits mit wenigen Klicks in Moss angepasst werden.

Auch eine langfristige Budgetplanung ist durch die neu gewonnenen Erkenntnisse realisierbar. Mit den ausführlichen Ausgabendaten aus dem Moss Dashboard kann Lisa zukünftige Ausgaben und wiederkehrende Kosten forecasten und hat bei Entscheidungen jederzeit das große Ganze im Blick: “Wir können jetzt sofort sehen, wie sich alles auf unser Gesamtbudget auswirkt”. So können schnelle und überlegte Budgetentscheidungen getroffen werden, die in Moss direkt für alle Teams einsehbar sind. 

Moss bringt Struktur in die Buchhaltung

Neben der Optimierung der Ausgabenprozesse konnte Hasty mit Moss letztendlich auch die bis dato umständliche vorbereitende Buchhaltung deutlich verschlanken, angefangen beim lästigen Einsammeln aller Belege und Rechnungen am Monatsende. Statt ständig zu checken, ob alle Dokumente vorhanden sind und welche noch fehlen, nutzt Lisa nun einfach Moss, um sekundenschnell herauszufiltern, wer noch Belege hochzuladen hat. “Das kann man ja mit Moss recht einfach pinpointen”, berichtet sie erfreut. Und die Erinnerungen erfolgen entsprechend automatisch an einem festen Stichtag – ob per E-Mail oder via Slack.

Die externen Buchhalter, die für Hasty den Monatsabschluss übernehmen, hat Lisa ebenfalls zu Moss eingeladen. So wurde die Zusammenarbeit noch effizienter. “Ob ich jetzt zwei Tage lang damit verbringe, die kompletten Finanzen des Monats zusammen zu sammeln, oder ob das unser Buchhalter automatisch exportieren kann von Moss – das macht einen Riesenunterschied.” Eine wertvolle Hilfe bietet dabei die integrierte DATEV-Schnittstelle, über die sich alle relevanten Daten sekundenschnell mit DATEV Unternehmen online synchronisieren lassen.