Mehr Übersicht - mehr Transparenz: Wie Demodesk seinen Mitarbeitern den Rücken stärkt

Die Herausforderungen

Ein so schnell wachsendes und weltweit agierendes Team bringt insbesondere für ein kleines Start-up häufig einen erheblichen Verwaltungsaufwand mit sich – insbesondere im zeitintensiven Ausgabenmanagement. Das musste auch das Demodesk-Team schnell feststellen und setzte zunächst auf ein Zwei-Mann-Finanzteam – bestehend aus Filippo Laita als People Operations Manager und einem Chief of Staff. Digitale Tools zur Ausgabenverwaltung nutzte das Start-up zu dem Zeitpunkt noch nicht. “Um ehrlich zu sein – es war schon ein kleiner Pain bevor wir Moss implementiert haben”, erinnert sich Filippo. “Das war eine unübersichtliche Situation”.

Verloren zwischen Ausgaben-Bergen

Damit bringt Filippo bereits das größte Problem im Ausgabenmanagement des Start-ups auf den Punkt: Den Finanzverantwortlichen fehlte die Übersicht über alle getätigten Ausgaben. “Es war unglaublich schwer, einen Überblick über alle einzelnen Transaktionen zu bekommen und herauszufinden, wer für welche Zahlung verantwortlich war”, beschreibt der People Operations Manager. Die Folge: Das Finanzteam verschwendete zunehmend Zeit darauf, fehlenden Belegen hinterherzujagen und die Personen zurückzuverfolgen, die einzelne Zahlungen getätigt hatten.

Und dennoch tauchten am Ende des Monats gehäuft fehlende Rechnungen und Belege auf. So erinnert sich Filippo: “Mein Buchhalter fragte mich: Hier ist eine Transaktion von Mitte Dezember – wer war dafür verantwortlich? Und kannst du mir die Rechnung schicken? Aber ich wusste nicht einmal, wer die Zahlung getätigt hatte.” So nahm auch der Monatsabschluss mit steigenden Ausgaben immer mehr Zeit in Anspruch. Zeit, die Filippo lieber in die Verbesserung der operativen HR-Prozesse investiert hätte.

Kostenrückerstattungen: Ständig im Verzug

Denn als People-Verantwortlichem liegen Filippo insbesondere die Angelegenheiten seiner Mitarbeiter am Herzen. Und diesen bereitete vor allem der unstrukturierte Ausgabenprozess des Unternehmens zunehmend Schwierigkeiten. Jede Zahlung musste zunächst beim Finanzteam angefragt und mit dem verantwortlichen Manager abgeklärt werden – oftmals über ein zeitintensives “Konversations-Ping-Pong” via Slack. War die Ausgabe schließlich freigegeben, ging das betreffende Teammitglied üblicherweise in Vorkasse.

"Man kann nie zu organisiert sein! Und da spreche ich glaube ich für alle Start-ups."

Als Konsequenz des umständlichen Ausgaben-Workflows bekam das Finanzteam es mit zunehmend längeren Listen an Kostenrückerstattungen zu tun, die kaum noch abgearbeitet werden konnten. Verzögerungen und Schwierigkeiten, die Erstattungsfristen einzuhalten häuften sich – obwohl viel Zeit aufgewendet wurde, um die Angestellten rechtzeitig zu entschädigen. “Ich meine, es ist das Recht der Angestellten, ihr Geld zurückzubekommen, wenn sie es für die Firma ausgegeben haben”, beschreibt Filippo das Dilemma. 

Demodesks Finanzteam entschloss sich letztendlich, die internen Prozesse zu verbessern und zu automatisieren. Vor allem, um das Ausgabenmanagement übersichtlicher und transparenter zu gestalten.

Die Lösung

Bei der Entscheidung über eine optimale Ausgabenlösung für das wachsende Unternehmen fällt Demodesks Wahl schließlich auf Moss. Vor allem die übersichtliche und einfache Nutzeroberfläche begeistern Filippo auf Anhieb. Alle zentralen Features sind auf einen Blick zu erfassen und sofort zu verstehen. Dies sorgt insbesondere beim Umstieg der Mitarbeiter auf das neue Tool für einen deutlich geringeren Aufwand: “Es bestand einfach nicht die Notwendigkeit: Okay, ich muss meinem Team jetzt beibringen, wie sie das Tool nutzen”, berichtet Filippo erfreut. 

Alle Ausgaben “direkt vor der Nase”

Zwar nutzten zu Beginn noch nicht alle Teammitglieder das neue System, doch je mehr Mitarbeiter ihre Ausgaben mit Moss Firmenkreditkarten tätigten, desto mehr schärfte sich Filippos Überblick über den Kosten- und Ausgabenflow im Unternehmen. Auf dem Moss Dashboard konnte er alle Zahlungen gebündelt und in Echtzeit verfolgen. “Das ermöglicht es mir, alle Transaktionen quasi direkt vor meinen Augen ablaufen zu sehen”, freut sich der Finanzverantwortliche. Und ergänzt: “Allein deswegen hat sich Moss schon gelohnt - alles ist einfach da, direkt vor meiner Nase.”

Vorbereitende Buchhaltung in wenigen Klicks

Dank des besseren Überblicks muss Filippo nun deutlich weniger Zeit in das Zurückverfolgen von Transaktionen und Belegen investieren. In Moss filtert er die Zahlungen ganz einfach nach fehlenden Belegen oder einzelnen Mitarbeitern. “Wenn ich eine fehlende Rechnung sehe, kann ich ganz einfach schauen, wer für die Zahlung verantwortlich ist und ihn erinnern – ohne, dass ich quasi mit dem Finger auf ihn zeigen muss.” 

Sind schließlich alle relevanten Daten vorhanden, nutzt Filippo das Tool, um diese mit wenigen Klicks an seinen Buchhalter weiterzuleiten: “Am Ende des Monats klicke ich einfach ‘Download’, sende alles direkt an meinen Buchhalter und dann ist alles erledigt. Mehr muss ich da gar nicht tun.” Im Resultat hat der People Operations Manager nun mehr Zeit für seine Mitarbeiter und die Optimierung der operativen Prozesse.

Virtuelle Kreditkarten – mehr Freiheit fürs Team

Insbesondere den zuvor zeitintensiven Zahlungsprozess konnte Demodesk mit Moss deutlich effizienter gestalten. Mitarbeiter können für ihre Zahlungen nun einfach physische oder virtuelle Kreditkarten von Moss anfragen und die Ausgaben mit diesen tätigen. Führt ein Angestellter beispielsweise ein Kundeninterview und zahlt dabei das Dinner, wird das Geld hierfür direkt von der Firma gezahlt – und das Vorstrecken mit den lästigen Rückerstattungen im Anschluss entfällt.

Bei der Freigabe von Zahlungen sind Filippo besonders die automatischen Budget-Reminder von Moss eine große Hilfe. Droht das Start-up sein Budget auszureizen, bekommt Filippo E-Mail und SMS-Reminder, die ihn auf dem aktuellen Stand halten. “Ich meine, das macht mir jetzt keine Angst.”, lacht Filippo, “Aber es ist gut zu wissen, denn so kann ich den Angestellten sagen: Sorry, verschieb’ diese Ausgabe lieber auf nächsten Monat.”

Mehr Budget für die Mitarbeiterentwicklung

Vor allem hilft die bessere Übersicht über Ausgaben und Kosten Filippo und dem Demodesk-Team aber, ein besseres Verständnis dafür zu entwickeln, wo Ausgaben tatsächlich anfallen. Mit dem klaren Überblick über den internen Kostenfluss kann das Unternehmen sein Geld zielführender investieren. Zum Beispiel in die professionelle Entwicklung seiner Mitarbeiter, die Filippo besonders am Herzen liegt. 

"Probiert es einfach aus – es macht euer Leben einfach so viel leichter!"

Dafür wird jedem Teammitglied in Moss ein jährliches Budget zugeteilt, dass es für seine berufliche Entwicklung und Weiterbildung verwenden kann. Und auch Weiterbildungsausgaben, die darüber hinausgehen, lassen sich in dem Tool ganz leicht prüfen und bewilligen. So konnte Filippo mit Moss nicht nur die Ausgabenverwaltung bei Demodesk verbessern, sondern auch neue HR-Projekte und Prozesse implementieren – und sich so in beiden Aufgabenbereichen seiner Rolle als People Operations Manager weiterentwickeln. Für andere Start-ups hat er daher diesen klaren Ratschlag parat: “Probiert Moss einfach aus – es macht euer Leben einfach so viel leichter!”