Wie das Joblift-Team mit seinen Herausforderungen wächst

Mit großem Wachstum kommt … großer Aufwand für das Ausgabenmanagement. Diese Erfahrung machen viele Start-ups, wenn die Gründungsphase erst einmal überstanden ist. So auch die Online-Jobbörse Joblift. Obwohl die junge HR-Plattform bereits vergleichsweise früh ein gut aufgestelltes Finanzteam priorisiert hatte, stellte sich schnell heraus: Die bisherigen Ausgabenlösungen können nicht mit dem rasanten Wachstum des Unternehmens Schritt halten. Head of Finance Gerrit Kern verrät, wie Joblift mit Moss die steigende Anzahl an Mitarbeiterausgaben meistert und Struktur in das Finanzmanagement bringt.

Die Herausforderungen

Im Gegensatz zu vielen anderen Start-ups erkannte Joblift früh, wie wichtig ein gut aufgestelltes Finanzteams für ein Unternehmen ist. Zu einem Zeitpunkt, an dem andere Gründer ihre finanziellen Angelegenheiten noch selbst in die Hand nehmen, zählte das HR-Start-up ein effizientes Ausgabenmanagement bereits zu seinen Prioritäten. So erinnert sich Gerrit: “Die Herausforderung bestand darin, das Finanzteam effektiv aufzusetzen, sodass die Dinge, die automatisiert werden können, auch automatisiert werden. Dann kriegt man es auch mit einem kleineren Team, so wie wir es sind, gut hin.” 

Belege werden zur Belastung

Dafür wählte das Joblift-Team zunächst die klassische Variante in puncto Ausgaben und setzte auf Firmenkreditkarten einer traditionellen Bank. Trotz des vergleichsweise kleinen Teams zeichneten sich hierbei bereits nach kurzer Zeit Schwierigkeiten ab. Der Zeitaufwand für die Spesenabrechungen selbst kleiner Mitarbeiterausgaben war schon nach kurzer Zeit so hoch, dass der Überblick verlorenging. Das "große Hinterherrennen" von Belegen begann. Und damit ein immenser Zeitaufwand. “Zu gucken, okay, welche Belege fehlen denn jetzt? Wurden die schon abgegeben? Und das dann ordentlich zu dokumentieren und letztlich auch einzubuchen – das war einfach ein sehr großer Aufwand”, beschreibt Gerrit das Problem, welches das Team am meisten Zeit kostete.

Und nicht nur das Finanzteam war zunehmend unzufrieden mit den ineffizienten Ausgabenprozessen. Je mehr Zahlungen getätigt wurden, desto schwieriger wurde es, das Team zu motivieren, alle Belege aufzubewahren und rechtzeitig einzureichen. Die Folgen: ständige Erinnerungsmails, zeitintensives “Einsammeln” und letztlich ein fehlender Überblick über die getätigten Ausgaben.

Schnelles Wachstum – langsame Prozesse

Gerrit und dem Joblift-Finanzteam wurde schließlich klar, dass ihre bisherige Ausgabenlösung dem rasanten Wachstum des Unternehmens nicht lange standhalten würde. Denn mit steigendem Umsatz und einem wachsenden Team gingen auch gesteigerte Ausgaben einher – und damit ein noch größerer Zeitaufwand für Mitarbeiter und Finanzteam. “Wir haben dann gemerkt: Okay, wenn wir noch weiter wachsen – wenn wir sowohl unseren Umsatz, als auch unsere Ausgaben steigern – dann brauchen wir eine Lösung, die uns das Ganze ein bisschen einfacher macht, den Prozess automatisiert, übersichtlicher macht und uns dann auch die Möglichkeit gibt, einen besseren Überblick über die Kosten zu haben.”

“Wir haben gemerkt: Okay, wenn wir weiter wachsen [...] brauchen wir eben auch eine Lösung, die uns das Ganze ein wenig einfacher macht.”

Kurzum: Was fehlte, war eine skalierbare Lösung für das Ausgabenmanagement, die dem Joblift-Team nicht nur helfen konnte, Ausgaben- und Freigabeprozesse zu automatisieren, sondern dem Finanzteam auch einen besseren Überblick über alle Kosten verschaffen konnte.

Die Lösung

Auf der Suche nach einem passenden Tool entschied sich Joblift schließlich für Moss und wurde damit einer der ersten Kunden. “Als Moss noch Vanta hieß”, erzählt Gerrit. “Wir haben natürlich auch überlegt, ob wir ein Tool nehmen, das schon seit Jahren auf dem Markt ist – oder ob wir es mal mit dem jungen, wilden System probieren. Und das haben wir bisher auf keinen Fall bereut.”

Schneller und einfacher Umstieg

Beim Onboarding wollte sich das Joblift-Team zunächst Zeit lassen, um dem Team den Umstieg auf Moss zu erleichtern und den Mitarbeitern keinen Druck zu machen. Dank des einfachen Set-ups und der sofort erkennbaren Verbesserung der Ausgabenprozesse gelang der Wechsel dann doch recht schnell: Innerhalb der ersten zwei Monate mit Moss cancelten Gerrit und sein Team alle bestehenden Bankkarten und begannen, immer mehr virtuelle Kreditkarten mit Moss auszustellen. Besonders begeistert zeigte sich das Team von der “Tatsache, dass jetzt viel einfacher und viel schneller Kredit verfügbar war und Karten für einzelne Zahlungen erstellt werden konnten – vor allem eben auch die virtuellen Kreditkarten.”

Weiter vereinfacht wurde das Onboarding durch die schnelle Klärung von Unsicherheiten und die Flexibilität der Software-Features von Moss. Das Feedback von Joblift wurde zügig umgesetzt und Pipeline-interne Features wurden schnell implementiert. So konnte Moss das Start-up von Beginn an dabei unterstützen, Probleme bei den Ausgabenprozessen auszuräumen und dabei exakt an den speziellen Pain Points des Unternehmens anzusetzen – oder wie Gerrit es auf den Punkt bringt: “Ich habe mich noch nie so gut betreut gefühlt wie bei Moss!”

Beleg-Last abwerfen und mit Vollgas nach vorn

Bereits nach kurzer Zeit erreichte das Finanzteam von Joblift sein Ziel: ein effizientes Ausgabenmanagement, das alle zentralen Prozesse automatisiert und jederzeit einen Überblick über die anfallenden Kosten gewährt. Insbesondere das automatisierte Hochladen der Belege inklusive automatischer Beleg-Reminder bedeutet für alle Beteiligten eine enorme Zeitersparnis: “Dass wir nicht mehr den Kollegen hinterherrennen, sondern, dass die Kollegen selbstständig ihre Belege zur Verfügung stellen – das spart so viel Zeit und ist eine unglaubliche Erleichterung.”

So konnte Joblift das Rechnungsmanagement extrem verschlanken und spart zusätzlich noch Zeit beim Dokumentieren und Einbuchen der Belege. Denn dank integrierten OCR-Scannings erfasst Moss alle buchungsrelevanten Zahlungsdaten der hochgeladenen Belege automatisch und ordnet diese der entsprechenden Transaktion zu. Gerrit und sein Team müssen nur noch alle Daten prüfen und gegebenenfalls Kostenstelle, Kostenträger und Umsatzsteuersatz ergänzen. Wurden hier für den betreffenden Händler bereits standardisierte Werte festgelegt, entfällt aber auch dieser Schritt. Schon sind alle Daten bereit für den Export zum Steuerberater, der in Moss mit nur wenigen Klicks über die integrierte DATEV-Schnittstelle erfolgt.

Gewappnet für die Zukunft – mit Moss

Wie viele andere Start-ups hat auch Joblift schnell gemerkt: Ineffiziente Ausgabenprozesse zählen zu den größten Stolpersteinen für aufstrebende Unternehmen. Mit Moss hat die Hamburger Firma endlich eine Ausgabenlösung gefunden, die mit der Schnelllebigkeit der Tech-Branche und der Dynamik eines jungen HR-Start-ups Schritt halten kann. “Es ist halt auch etwas, das wirklich skalierbar ist”, freut sich Gerrit. “Ich kann mir vorstellen, dass wir mit dem gleichen System noch arbeiten, wenn wir dreimal so viele Mitarbeiter haben.” 

“Ich kann mir vorstellen, dass wir mit dem gleichen System noch arbeiten, wenn wir dreimal so viele Mitarbeiter haben”

Während die alte Kreditkartenlösung bereits in einem kleinen Team zu ineffizienten Prozessen und massivem Zeitaufwand führte, bietet Moss mit seiner Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit die Gewissheit, auch bei einem schnellen Wachstum nie die Kontrolle zu verlieren und wird damit zu einer verlässlichen Lösung für die Zukunft: “Es gibt einem ein Gefühl von Sicherheit, dass Moss der Firma in vielen Szenarien  von großem Nutzen sein kann”. So macht Joblift sein Ausgabenmanagement zur Nebensache. Und kann sich voll darauf konzentrieren, das digitale Recruiting weiter zu revolutionieren.